Hay situaciones en los entornos de trabajo de tecnología de la información (TI) en las que la higiene de la TI puede ser muy importante para ayudar a prevenir la propagación de gérmenes que pueden enfermar a las personas. La mayoría de las reglas básicas de higiene, como tener limpiadores de manos y pañuelos desechables disponibles, se aplican, como ocurre en cualquier entorno de oficina. Algunas políticas de la oficina, como permitir que los trabajadores usen las mismas estaciones de trabajo todos los días y tener un período de tiempo dedicado a limpiar el área de trabajo inmediata alrededor de cada empleado, también pueden marcar la diferencia. Otro consejo eficaz para una buena higiene de TI es la limpieza de ubicaciones que son manejadas por muchas personas pero que pueden no ser obvias, como cables de alimentación, conectores de bus serie universal (USB) y teclados en periféricos compartidos. El uso de métodos digitales para transferir datos en lugar de pasar dispositivos portátiles también puede ayudar a reducir la cantidad de gérmenes que se propagan por una oficina de TI.
Los conceptos básicos de higiene de TI son los mismos que los de cualquier oficina. Debe haber limpiadores de manos o geles desinfectantes disponibles en toda el área. También deben estar disponibles pañuelos de papel, servilletas o toallas de papel para que puedan usarse y desecharse junto con los gérmenes que transportan. Los empleados que estén enfermos deben quedarse en casa y no ir al lugar de trabajo.
Un área de la higiene de TI que a menudo se pasa por alto es el intercambio necesario de documentos y dispositivos de almacenamiento de datos. Los gérmenes pueden viajar en un manual de instrucciones, especificaciones técnicas, discos compactos o memorias USB con la misma eficacia que en el micrófono de un teléfono. Minimizar la cantidad de objetos físicos que se pasan de una persona a otra puede ser de gran ayuda, especialmente cuando las tareas se pueden realizar con la misma facilidad a través de una red.
Más allá de las áreas obvias donde la higiene de TI es importante, como las máquinas de uso común, incluidas las impresoras y escáneres, también puede haber periféricos menos obvios que deben limpiarse con regularidad. Estos pueden incluir cargadores para dispositivos móviles, tabletas y lápices; cables que se cambian regularmente; e incluso interruptores de energía en protectores de sobretensión. Estas superficies deben limpiarse con frecuencia para evitar que los gérmenes se propaguen sin saberlo.
También se debe tener cuidado al reemplazar o mover hardware, especialmente si el hardware se reemplaza con piezas restauradas o recicladas. Los teclados, ratones y otros dispositivos deben limpiarse antes de instalarlos en una estación de trabajo. Aunque no se haya utilizado durante algún tiempo, los gérmenes podrían sobrevivir o acumularse en la superficie del hardware.