La numeración Bates es una práctica en la que los documentos se sellan con cadenas identificativas de caracteres de forma secuencial para ayudar a realizar un seguimiento de ellos. Se pueden usar solo números, o se puede aplicar un sistema de numeración alfanumérico Bates. No existe un método establecido para usar esta práctica y las personas pueden desarrollar sus propios códigos y cadenas para uso interno. Las colecciones de documentos con numeración Bates son más fáciles de administrar, ya que las personas pueden identificar fácilmente los documentos fuera de secuencia y otros problemas.
Este término se deriva de un dispositivo patentado, la máquina de numeración automática Bates, que alguna vez se usó ampliamente para el procedimiento del mismo nombre. Esta máquina era un sello con un conjunto de rodillos que avanzaban automáticamente después de cada impresión, lo que permitía a las personas sellar documentos durante el procesamiento con códigos numéricos secuenciales. Las personas continúan usando sellos para la numeración manual de Bates, y muchos programas de computadora también ofrecen esta funcionalidad, creando un registro permanente cerca de la parte superior o inferior de cada documento, ya sea que se genere en el programa o se escanee desde otra fuente.
Es más probable que los médicos y los profesionales legales utilicen esta técnica. A menudo tienen grandes colecciones de artículos relacionados con un solo caso y necesitan una forma de realizar un seguimiento de ellos. Si los documentos se pierden u ocultan, podría comprometer los casos médicos o legales. Con la numeración de Bates, es fácil saber cuándo hay un problema con una colección de documentos. Además, los números se pueden utilizar para crear un índice para facilitar la búsqueda de documentos, ya que se puede crear una lista con referencias numéricas.
Algunas oficinas tienen códigos internos que utilizan como base para su numeración Bates para facilitar el seguimiento de los casos. Pueden usar un sistema de guiones, donde cada documento comienza con una cadena de números y letras para identificar el caso, seguido de un número Bates individual. Un bufete de abogados podría usar un código como 201112 para indicar que un caso es el duodécimo aceptado por el bufete en 12, seguido de un número Bates para identificar un documento específico, como en 2011-201112, que sería seguido en secuencia por 1234- 201112. Ambos números también podrían incluirse en un índice con información sobre el contenido de los documentos individuales.
Las personas que no sean médicos y abogados pueden utilizar la numeración Bates y pueden resultarle útiles para organizar colecciones de documentos y archivos. Se necesita un sistema de codificación consistente, y la gente puede usar cualquier cosa, desde rotuladores hasta sellos y numerar documentos.