Il flusso di lavoro descrive le fasi di un processo. Nella maggior parte dei casi, il termine è usato per descrivere un modello di lavoro. Ad esempio, un dirigente di una compagnia assicurativa che spera di migliorare l’efficienza potrebbe analizzare il flusso di lavoro, che include i dipartimenti attraverso i quali passa un reclamo, la velocità con cui passa un reclamo e la fluidità della comunicazione tra i vari dipartimenti. Quando un manager pratica l’implementazione del flusso di lavoro, sta introducendo una nuova procedura nelle operazioni quotidiane di un’organizzazione. I migliori suggerimenti per l’implementazione del flusso di lavoro normalmente includono un piano o un modello che affronta le carenze del passato, l’inclusione di nuove tecnologie e la formazione dei dipendenti.
Per essere sicuri che valga la pena implementare una nuova implementazione del flusso di lavoro, un manager dovrebbe prima essere consapevole di come un sistema passato era difettoso. Nella maggior parte dei casi, il flusso di lavoro non è efficace quando si traduce in spreco e aumento dei costi. Il tempo perso tra le fasi di un processo, la comunicazione poco chiara tra i dipartimenti e le serie di dati che si contraddicono a vicenda possono essere sintomi di un modello di flusso di lavoro malfunzionante. Questi problemi rallentano la produzione, provocano manodopera abusata e tecnologia che non viene utilizzata per ottenere risultati ottimali.
Un manager che pratica l’implementazione del flusso di lavoro dovrebbe elencare i problemi esistenti e individuare dove si verificano questi problemi in un sistema. In alcuni casi, la creazione di nuovi protocolli può ridurre il numero di errori e istanze di informazioni inaccurate. L’efficienza dei processi può spesso migliorare con l’introduzione di nuove tecnologie.
Un buon consiglio per i manager che si occupano di processi complessi è di introdurre software che consenta un flusso di lavoro automatizzato. Questo metodo di implementazione del flusso di lavoro richiede che un manager crei un modello di processo che può quindi inserire in un programma per computer. La maggior parte dei software consente agli utenti di accedere ai documenti modello e consente loro di personalizzare le interfacce per soddisfare le esigenze di un’organizzazione. Il flusso di lavoro automatizzato è particolarmente utile in contesti in cui i documenti attraversano fasi simili giorno dopo giorno, consentendo un flusso di lavoro ordinato ed efficiente.
Con l’implementazione del flusso di lavoro arriva la necessità di formare i dipendenti. Molti manager scoprono che la maggior parte dei lavoratori accetta i nuovi modelli di flusso di lavoro se viene fatta capire come un nuovo modello può essere più efficiente di un vecchio processo. All’inizio alcuni lavoratori possono essere resistenti, sebbene le tecniche di leadership e motivazione aziendale spesso possano essere efficaci nell’aiutarli ad adottare nuove pratiche.
I manager che implementano nuovi modelli di flusso di lavoro dovrebbero farlo lentamente, lasciando ai lavoratori molto tempo per apprendere nuove tecnologie. La competenza dei dipendenti nell’uso delle nuove tecnologie dovrebbe essere valutata prima della completa attuazione. Allo stesso modo, i nuovi modelli di flusso di lavoro devono spesso essere adattati in base a tentativi ed errori. Ciò significa che un manager può trarre vantaggio dal pilotaggio di un processo in aree più piccole, espandendo gradualmente l’implementazione.