L’elaborazione dell’ordine è il termine utilizzato per identificare le attività collettive associate all’adempimento di un ordine per beni o servizi effettuati da un cliente. La procedura di elaborazione inizia con l’accettazione dell’ordine da parte del cliente e non è considerata completa fino a quando il cliente non ha ricevuto i prodotti e determinato che l’ordine è stato consegnato in modo accurato e completo. Le aziende spesso investono molto tempo e sforzi nella progettazione di una strategia efficiente per l’elaborazione degli ordini, aumentando così la possibilità di stabilire un rapporto di lavoro a lungo termine con i propri clienti.
L’approccio effettivo all’elaborazione degli ordini varierà, a seconda della complessità dell’ordine e del tipo di prodotti che vengono ordinati. In alcuni casi, può essere quasi istantaneo. Ad esempio, se un acquirente effettua un ordine per un download di software o un e-book, l’elaborazione dell’ordine di solito comporta nient’altro che l’acquirente che rende il pagamento per il prodotto, il venditore che registra la vendita e accetta il pagamento e la consegna immediata di l’e-book o il software tramite download.
Quando i beni fisici sono coinvolti nell’elaborazione degli ordini, viene comunemente utilizzato un approccio più complesso. I clienti possono effettuare ordini inviando una richiesta scritta, per telefono o utilizzando i moduli di ordine online che vengono indirizzati direttamente al venditore. Ogni ordine viene quindi indirizzato a un centro di distribuzione, dove il tipo e la quantità di articoli richiesti dal cliente vengono raccolti e preparati per la spedizione. Per facilitare questo processo, le aziende più grandi spesso gestiscono più centri di distribuzione situati strategicamente, consentendo la consegna al cliente il più presto possibile.
Una volta ricevuto l’ordine, il cliente completa l’elaborazione dell’ordine controllando gli articoli che vengono consegnati. Se gli articoli sono effettivamente ciò che il cliente ha ordinato e non sono danneggiati in alcun modo, il ciclo di elaborazione dell’ordine è considerato completo. Se gli articoli ricevuti non sono corretti o sono danneggiati in qualche modo, l’elaborazione non è considerata completa fino alla risoluzione dei problemi.
L’elaborazione efficiente e accurata degli ordini è essenziale per il successo di qualsiasi tipo di attività. Un sistema veramente efficiente richiederà che gli ordini debbano essere verificati con i clienti per garantire che non ci siano domande su ciò che il cliente desidera. Una volta verificato l’ordine, gli articoli necessari per riempire accuratamente l’ordine devono essere raccolti in modo tempestivo. Dopo aver raccolto i prodotti necessari, devono essere imballati in modo sicuro e consegnati al cliente entro il termine promesso. La mancata gestione efficiente di una di queste attività aumenta le possibilità di deludere il cliente e quindi perdere la possibilità di ripetere l’attività.