Il processo di gestione del progetto prevede la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti attraverso l’inizio, la metà e la fine. Il processo di gestione del progetto inizia con la definizione e termina con la chiusura. Durante la fase di esecuzione, potrebbero essere necessari adeguamenti al piano originale. I progressi dovrebbero essere sempre monitorati per tutta la durata del progetto. Il processo di gestione del progetto può essere riassunto in cinque fasi principali:
1. La definizione dello scopo, dell’obiettivo e del risultato finale del progetto sono importanti considerazioni all’inizio del processo di gestione del progetto. Ad esempio, se il progetto è un pacchetto di raccolta fondi per posta diretta da inviare a livello nazionale, il suo scopo potrebbe essere quello di ottenere nuovi contatti commerciali e donatori. Il suo obiettivo potrebbe essere quello di includere informazioni promozionali di nuovi prodotti per il pubblico di destinazione. Il risultato desiderato potrebbe essere quello di battere le percentuali di risultati precedenti di pacchetti simili.
2. Considerare i limiti del progetto in termini di budget e risorse dovrebbe essere risolto nelle prime fasi del processo per evitare di perdere tempo a pianificare ed eseguire qualcosa che non può essere finalizzato. Ad esempio, utilizzando il progetto di direct mail sopra descritto, al copywriter dovrebbero essere fornite linee guida nel suo brief creativo. Altrimenti, può includere idee che non possono essere completate nei limiti del budget.
3. L’assemblaggio di un team e l’assegnazione di attività progettuali con date di completamento è una parte cruciale di un sistema di gestione dei processi. Mentre una persona può essere responsabile e avere la responsabilità del progetto, di solito ci vogliono molti dipendenti a lavorare su diverse parti di esso. Nelle aziende, un progetto di lavoro può coinvolgere molti dipartimenti diversi. I project manager devono spesso lavorare con molti capi dipartimento diversi per completare i progetti.
4. Le date di completamento delle attività devono essere verificate e seguite dal project manager. Durante questa parte del processo di gestione del progetto, il manager deve apportare tutte le modifiche necessarie al suo piano originale. Il project manager deve assicurarsi che tutto sia completato in tempo. Il progetto deve assolutamente essere sotto il suo controllo. Il controllo del risultato del progetto richiede in genere eccellenti capacità organizzative e comunicative.
5. La chiusura del processo di gestione del progetto è la fase finale. Tutte le estremità libere devono essere legate; le pratiche burocratiche devono essere archiviate e gli apporti adeguati devono essere versati agli appaltatori. Il successo o il fallimento del progetto dovrebbe essere analizzato. È necessario prendere nota di eventuali modifiche che aiuterebbero progetti futuri simili a funzionare più agevolmente.