Os sistemas de livros contábeis definem como uma empresa registra suas transações financeiras nos livros contábeis. Existem poucos sistemas de contabilidade que uma empresa pode escolher e usar de forma eficaz. A primeira parte do sistema é a contabilidade por partidas dobradas, a base de todos os diários e livros contábeis. Os desdobramentos desse sistema incluem o regime de caixa e a contabilidade de exercício, sistemas que uma empresa escolherá e que definem como ela registra as transações. Proprietários, gerentes e pessoal de contabilidade de nível superior são normalmente os tomadores de decisão influentes neste processo.
A contabilidade de partidas dobradas é um processo de contabilidade de auto-equilíbrio que ajuda uma empresa a administrar seus livros. Sob esses sistemas de razão, duas entradas são necessárias para equilibrar a equação contábil: ativos iguais aos passivos mais o patrimônio líquido. Cada lançamento deve equilibrar a equação para que os livros contábeis da empresa sempre equilibrem e mantenham uma aparência de ordem. Isso não quer dizer que o livro-razão de uma empresa nunca ficará desequilibrado; o sistema ajudará a apoiar a atividade adequada. É possível para uma empresa usar um sistema diferente, embora seja extremamente raro.
Outro aspecto dos sistemas de razão é o processo pelo qual uma empresa registra suas transações. Os dois sistemas principais aqui são o regime de caixa e a contabilidade de exercício. No sistema de regime de caixa, uma empresa registra as transações sempre que o dinheiro muda de mãos durante um evento. Por exemplo, uma empresa compra estoque em troca de dinheiro e um contador registra esse evento no razão quando há dinheiro envolvido. No final do mês, as transações no razão geral de uma empresa devem refletir as de seu extrato bancário, criando um equilíbrio para todas as atividades que resultam em relatórios financeiros precisos.
A contabilidade de provisão é o mais popular dos dois sistemas de razão sob o guarda-chuva de contabilidade de dupla entrada. Em suma, a contabilidade de exercício é o oposto da contabilidade de regime de caixa; as transações vão para os livros contábeis à medida que ocorrem. Sempre que uma empresa se envolve em uma transação que afeta o sistema contábil da empresa, ela deve entrar nos livros contábeis. Nenhum dinheiro precisa mudar de mãos para que essas transações tenham representação nos livros da empresa. A contabilidade de provisões é mais precisa, leva a melhores relatórios e cria relatórios que refletem a verdadeira atividade da empresa.
Outros sistemas de razão podem existir no ambiente de negócios. Por exemplo, as empresas podem criar um método híbrido que combina atributos de ambos os sistemas. Deve, no entanto, atender aos padrões nacionais de contabilidade para manter as informações de maneira precisa e relevante.
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