Uma despesa diferida é um tipo de pagamento que foi oferecido, seja como pagamento de uma dívida ou para fazer algum tipo de compra essencial, mas não será relatado como despesa até algum momento posterior. Às vezes, as empresas usam essa abordagem como parte de sua abordagem contábil básica, permitindo-lhes absorver as despesas em um período contábil futuro, em vez de fazê-lo durante o período em que o pagamento foi realmente feito. Essa estratégia às vezes é usada como um meio de organizar as finanças de uma maneira que possibilite contabilizar as despesas durante um período em que se espera que a empresa tenha uma receita maior.
Uma das abordagens mais comuns para usar uma estratégia de despesas diferidas é com despesas que são pré-pagas. Por exemplo, se a empresa tiver uma apólice de seguro que permite o pagamento antecipado de prêmios, a decisão pode ser tomada para pagar seis meses de prêmios de uma vez. O valor total do pagamento é contabilizado nos registros financeiros da empresa como uma despesa pré-paga, que é reduzida gradativamente a cada mês sucessivo à medida que uma parte dessa despesa é reivindicada até que seja totalmente esgotada.
Por exemplo, se a empresa oferece um pagamento de seguro de $ 18,000 dólares americanos no mês de dezembro como meio de pagar os próximos prêmios de janeiro a junho, esses $ 18,000 dólares são contabilizados no balanço da empresa, diferindo-o como seguro pré-pago. A cada mês, $ 3,000 dólares desse valor diferido são debitados desse total, até que o valor total do item de linha de seguro pré-pago seja movido para a demonstração de resultados da empresa. Esse registro inicial no balanço patrimonial e a transferência incremental para a demonstração do resultado são algumas vezes denominadas ajuste dos lançamentos.
A mesma abordagem geral de usar um método de despesa diferida pode ser utilizada para gerenciar despesas associadas a grandes projetos, como a emissão de títulos ou ações. Em vez de relatar todo o escopo de taxas em um período contábil, os custos são carregados no balanço patrimonial como uma despesa diferida e, em seguida, são gradualmente transferidos em incrementos ao longo de vários períodos sucessivos. Esta abordagem permite que a empresa contabilize gradualmente as despesas à medida que os títulos se aproximam do vencimento, com o valor final dos custos aparecendo na demonstração do resultado ao mesmo tempo em que os títulos vencem. Isso permite que a empresa reconheça a despesa diferida, mesmo que esteja registrando ganhos na forma de receitas dessas emissões de títulos.