Uma política de capitalização faz parte do processo de aquisição de ativos de uma empresa. As diretrizes contábeis nacionais permitem que as empresas registrem as compras de itens grandes como ativos, em vez de despesas. Freqüentemente, existem dois padrões para uma política de capitalização. Primeiro, o item deve durar mais de 12 meses, o que o classifica automaticamente como um ativo de longo prazo ao invés de um ativo circulante. Em segundo lugar, as compras devem ultrapassar um determinado limite em dólares, como $ 3,000 dólares americanos (USD), mas esse valor em dólares pode mudar de acordo com as diretrizes da empresa.
As empresas capitalizam ativos porque isso melhora seus resultados financeiros. Despesas com a compra de um grande ativo pode resultar em uma perda significativa de receita na demonstração de resultados do período corrente. Registrá-lo como uma despesa também faz parecer que o item não terá valor no futuro próximo; isso é impreciso, no entanto, porque a empresa espera que o item dure mais de 12 meses. A política de capitalização corrige essas falhas e apresenta um melhor quadro financeiro do patrimônio da empresa. Os ativos também melhoram a riqueza econômica da empresa, melhorando a riqueza econômica do negócio.
A política de capitalização de uma empresa normalmente agrupa ativos em certas categorias. Os grupos podem ser equipamentos de produção, computadores, pacotes de software, equipamentos alugados, equipamentos fabricados ou reparos e manutenção de ativos de longo prazo atuais. Todos os custos associados a esses itens têm valores em dólares específicos que atendem à política de capitalização. As empresas podem atualizar a política de inflação, o que naturalmente aumenta o custo dos itens adquiridos pela empresa. Os gerentes de departamento recebem atualizações sobre a política para garantir que todas as compras futuras de ativos atendam aos requisitos da empresa.
Um departamento de contabilidade geralmente requer um formulário autorizado como parte da política de capitalização. O formulário pode ou não fazer parte do pedido de compra autorizado da equipe de gerenciamento de uma empresa. Esses indivíduos aprovam todas as compras solicitadas pelos funcionários. Junto com a autorização do pedido de compra, os contadores geralmente precisam de um formulário autorizado que lhes permita capitalizar o ativo. Capitalizar compras incorretamente é um grande problema de distorção financeira.
A depreciação costuma fazer parte da política de capitalização de uma empresa. Embora a empresa possa registrar o preço de compra – e os custos para configurar os ativos, como frete e encargos de instalação -, eles devem representar o uso do ativo. Depreciação é o lançamento financeiro que representa o uso de ativos capitalizados. A cada ano, os contadores registram uma despesa que indica o uso do ativo. A entrada credita um ativo de contrapartida que reduz o valor de um ativo conforme listado no balanço da empresa.