Um diário e um livro-razão são dois tipos de livros usados rotineiramente no processo de contabilidade. Considerados a chave para o que é conhecido como contabilidade de dupla entrada, cada um desses livros atende a propósitos específicos dentro do processo geral de manutenção de registros financeiros precisos. Embora muitas das transações lançadas nesses livros sejam as mesmas, existem diferenças importantes no propósito e na função de cada um desses livros contábeis.
Uma das diferenças mais básicas entre o diário e o razão é quando eles são empregados no processo de contabilidade. O diário funciona como o livro contábil no qual uma transação é inserida pela primeira vez no sistema contábil, com a transação geralmente referida como o lançamento original. Posteriormente no processo, essa mesma transação será lançada como uma entrada no razão, onde essa entrada será posicionada em relação a outras entradas para fins de avaliação e análise.
Outra diferença importante entre o diário e o razão é a ordem das entradas nos registros. Os diários são sempre organizados em ordem cronológica, tornando muito fácil identificar quais transações estão associadas a um determinado dia útil, semana ou outro período de cobrança. Por outro lado, a organização dos lançamentos em um razão tem mais a ver com o agrupamento de transações semelhantes em contas específicas para fins de avaliação dos dados para fins financeiros e contábeis internos.
Os diferentes objetivos do diário e do razão também significam que cada livro é estruturado de maneira diferente. Um diário geralmente inclui uma breve descrição da transação, incluindo uma data e a colocação do valor da transação em uma coluna de débito ou crédito. Não há tentativa de equilibrar as transações registradas em um diário. Por outro lado, as entradas em contas no razão devem ser equilibradas o tempo todo.
Há alguma diferença de opinião com relação ao uso do diário e do razão. Uma escola de pensamento afirma que, ao manter os dois livros contábeis, a oportunidade de identificar erros de lançamento é aumentada, um fator que pode ser muito útil quando e como as contas no razão não estão equilibradas. Além disso, o diário é frequentemente mais aceito como evidência em um tribunal, devido ao processo simples usado para registrar as transações em ordem cronológica. Uma abordagem diferente sustenta que manter um diário é opcional, enquanto manter um livro razão é crucial para a tarefa de rastrear as transações financeiras da empresa, inclusive em termos de organização de contas para que os impostos possam ser calculados e pagos com precisão.