L’analisi del flusso di lavoro implica la revisione di tutti i processi in un’azienda al fine di identificare le inefficienze e raccomandare miglioramenti. Il lavoro inizia con la determinazione dei risultati desiderati dall’analisi con i senior manager di un’azienda. Gli analisti interagiscono quindi con i dipendenti dell’azienda per documentare lo stato attuale dei processi aziendali all’interno dell’azienda. La fase finale è la raccomandazione di processi che devono essere modificati, automatizzati o lasciati in posizione in linea con gli obiettivi dichiarati.
Un’azienda tipica cerca continuamente di migliorare i propri processi e due fattori principali portano le aziende a intraprendere un’analisi del flusso di lavoro. In primo luogo, i progressi tecnologici in corso possono offrire modi più efficienti e meno costosi di fare affari, e le aziende spesso scelgono di rivedere i processi al fine di automatizzarli o incorporare la tecnologia più recente. In secondo luogo, è tipico che i cosiddetti processi legacy siano saldamente radicati in un’azienda, il che significa che un certo compito è stato a lungo svolto in un certo modo e può essere trascurato come un processo che necessita di miglioramenti. Un obiettivo di questo processo è quello di esporre tali processi legacy.
I consulenti esterni possono effettivamente eseguire un’analisi del flusso di lavoro in quanto sono esperti e non hanno alcuna lealtà verso alcun modo particolare di fare affari. Nell’interazione iniziale con i senior manager, gli analisti del flusso di lavoro di solito iniziano con interviste per determinare in che modo i top manager guardano l’azienda attualmente, incluso ciò che funziona e cosa no. Successivamente gli analisti determinano lo stato finale desiderato che i manager sperano di raggiungere con il progetto di analisi del flusso di lavoro.
La maggior parte del lavoro di analisi del flusso di lavoro si svolge con analisti qualificati che intervistano dipendenti e supervisori per documentare come vengono svolte le attività. Ciò include tutti gli aspetti di un’azienda come l’elaborazione di documenti cartacei per vendite, collezioni, conformità e risorse umane. Può anche coprire processi di produzione come la ricezione di materie prime o parti, la loro elaborazione o assemblaggio e la spedizione di prodotti finiti.
Gli analisti rivedranno inoltre il tempo speso e lo sforzo impiegato per interagire con i clienti, inclusi i servizi di vendita e assistenza ai clienti. L’analisi del flusso di lavoro esamina tutto ciò che ogni dipendente dell’azienda fa in vista di documentare come ogni attività inizia e si sposta all’interno dell’organizzazione.
Dopo la documentazione iniziale, gli analisti del flusso di lavoro in genere presentano risultati a gestori di livello inferiore per garantire che i risultati dell’analisi corrispondano alla realtà dell’azienda. Adeguando l’analisi come necessario, gli analisti esaminano quindi il flusso di lavoro per identificare le aree in cui i processi possono essere semplificati, automatizzati o entrambi. Queste informazioni vengono quindi generalmente presentate ai top manager insieme a raccomandazioni per miglioramenti.