Elaborare un budget IT potrebbe richiedere più tempo e riflessioni rispetto ad altri elementi del piano fiscale per l’anno successivo. Mentre alcuni costi sono fissi, molti dovranno essere stimati. Ad esempio, le spese come l’accesso a Internet sono facili da preventivare, perché probabilmente avrai una tariffa fissa bloccata. I costi di riparazione e manutenzione spesso devono essere stimati, perché non si sa mai quale apparecchiatura si romperà o sarà necessario un aggiornamento . Pianifica di dedicare più tempo al tuo budget IT, perché può aiutare a prevenire spiacevoli sorprese nei prossimi trimestri.
Gli articoli più facili nel tuo budget IT sono i costi fissi. Questi sono tutti gli articoli di cui conosci il prezzo e su cui puoi trovare una cifra quasi esatta. Gli articoli a costo fisso includono spesso servizi telefonici, Internet e fax. Se hai un sito web, sarai in grado di capire le tariffe di hosting del tuo dominio per il prossimo anno. Ti consigliamo quindi di capire gli articoli più costosi nel tuo budget IT. Prova a determinare se avrai bisogno di nuovi computer, server di rete o altri aggiornamenti tecnologici. Assicurati di includere eventuali aggiornamenti tecnologici previsti e aggiornamenti software. Se devi assumere uno specialista per installare uno dei nuovi aggiornamenti, includi fondi adeguati per il lavoro.
La manutenzione e la riparazione sono un altro aspetto importante dei budget IT. Anche se non puoi prevedere quando un pezzo di tecnologia si guasterà, puoi essere certo che accadrà ad un certo punto del suo ciclo di vita. Assicurati di sbagliare per cautela quando si tratta di costi di manutenzione e riparazione nel tuo budget IT. Includere denaro che verrà accantonato per pagare le parti e denaro per pagare lo stipendio di un tecnico, se necessario. Per ogni elemento che includi nel tuo budget, controlla prima i costi dell’anno fiscale precedente per aiutarti a fare stime migliori.
Il budget IT dovrebbe includere anche gli stipendi per tutti i dipendenti che lavorano sulla tecnologia informatica per te. Se alcuni dipendenti hanno previsto aumenti di stipendio, assicurati di fare un budget. Se si dispone di un reparto IT, potrebbe essere necessario tenere conto delle ore di straordinario, poiché potrebbe non essere conveniente eseguire aggiornamenti o altre attività di manutenzione durante il normale orario di lavoro. Non dimenticare di aggiungere un cuscino per eventuali nuovi mandati del governo, come ad esempio tasse e costi aggiuntivi per l’assicurazione sanitaria.