Una parte di fatturazione è un’entità nominata sui documenti di spedizione che è responsabile dei costi associati alla spedizione. Nel caso in cui la fattura non venga pagata, la compagnia di trasporto si avvicina prima alla compagnia di fatturazione per discutere della situazione e tentare di recuperare il pagamento. Queste informazioni possono essere incluse in documenti di trasporto, etichette di spedizione, polizze di carico e altri documenti associati a una spedizione. Viene inoltre inserito nel sistema informatico del mittente insieme ad altre informazioni sulla spedizione per riferimento futuro.
Questa parte non è necessariamente il mittente o il destinatario della spedizione. Ad esempio, se un utente di un computer invia un laptop per la riparazione in garanzia, la parte da fatturare sulla fattura sarà in genere il programma di garanzia del produttore, piuttosto che il cliente o il centro di riparazione. Vi possono essere varie circostanze in cui una terza parte potrebbe essere responsabile dei costi di una spedizione.
La parte fatturante paga le spese associate al trasporto della spedizione insieme a eventuali tasse, spese e imposte che potrebbero essere sostenute. In caso di dubbi su questioni come i dazi doganali, questa parte è responsabile per risolverli in anticipo depositando le dichiarazioni corrette o contattando i funzionari doganali per scoprire i dettagli. Questa parte può anche essere responsabile per le spese associate a riconsegna, resi e altre situazioni che potrebbero verificarsi se un pacco non può essere consegnato come indicato.
Nel caso in cui i materiali vengano inviati con un pagamento su richiesta di consegna, la parte da fatturare potrebbe essere responsabile della commissione addebitata dalla compagnia di spedizioni per recuperare ed elaborare il pagamento. La compagnia di spedizioni può presentare una fattura per tutti i fondi dovuti, con informazioni sulla natura e l’origine di ciascun addebito. La parte fatturante può avere credito, consentendo da 30 a 90 giorni per effettuare il pagamento prima che l’account cada in ritardo, e durante questo periodo è anche possibile presentare una controversia per correggere un errore con la fatturazione.
Per evitare situazioni in cui le persone elencano una persona a caso come parte da fatturare, gli spedizionieri possono richiedere l’uso di un numero di conto o autorizzazione. Ciò limita il rischio che lo spedizioniere invii una fattura a questa parte, solo per scoprire che la spedizione non è stata autorizzata e la fattura non verrà pagata. In genere il mittente deve includere un numero di autorizzazione sul pacco che può essere referenziato con la parte di fatturazione per confermare che accetta la responsabilità della spedizione.