In un contesto aziendale, le spese di rappresentanza sono i costi che i dipendenti devono sostenere per mangiare e occupare se stessi e i soci in affari mentre lavorano per generare reddito per i datori di lavoro. Ciò può includere denaro speso per la coltivazione del cliente, come portare fuori una prospettiva a pranzo o interagire con un gruppo target durante una partita a golf. Spesso questa categoria è importante ai fini fiscali, poiché molte giurisdizioni consentono alle imprese di detrarre questi tipi di spese dalle entrate prima di determinare il reddito imponibile.
Molti paesi richiedono alle imprese di pagare le imposte sul reddito come entità indipendenti nello stesso modo in cui le persone pagano le imposte sul reddito sui salari guadagnati. Il codice fiscale della giurisdizione definisce i tipi di spese che possono ridurre il reddito imponibile di una società. Queste spese aziendali sono generalmente raggruppate in categorie per semplificare la contabilità. Mentre la categoria delle spese di rappresentanza può teoricamente contenere qualsiasi cosa correlata all’argomento, deve contenere solo le spese autorizzate dal codice fiscale se un’azienda desidera utilizzare la categoria come detrazione delle spese aziendali.
I codici fiscali differiscono per giurisdizione. Anche la definizione formale delle spese di rappresentanza a fini fiscali differisce. C’è una spinta internazionale a standardizzare le regole di contabilità aziendale in tutte le giurisdizioni che ha in qualche modo normalizzato le definizioni di spese e detrazioni. Le differenze persistono, ovviamente, ma il trattamento delle spese di rappresentanza in una delle maggiori giurisdizioni, come gli Stati Uniti, è un esempio ragionevole di come la categoria di spesa viene trattata in generale.
Le spese di rappresentanza sono in genere definite come tutte le spese che forniscono intrattenimento, divertimento o ricreazione per intrattenere un cliente, un cliente o un dipendente come parte necessaria per generare entrate commerciali. Queste spese possono includere i pasti. Per considerare tali spese come detrazioni commerciali, devono essere sostenute in un contesto aziendale o allo scopo esplicito di condurre affari. Le spese non possono essere incluse in un’altra categoria di spese aziendali, come i viaggi, e non possono essere sontuose o straordinarie.
Le agenzie fiscali del governo cercano di limitare l’uso della categoria delle spese di rappresentanza perché soggetta ad abuso. Le aziende a volte cercano di classificare qualsiasi tipo di intrattenimento come spesa aziendale e usano la categoria per cancellare l’intrattenimento non necessario o personale. Negli Stati Uniti, ad esempio, l’IRS consente a un’azienda di detrarre solo il 50 percento delle spese di rappresentanza dichiarate. Richiede inoltre alle imprese di documentare le spese, tenendo traccia dell’importo della spesa, della data e del luogo in cui è stata sostenuta e del rapporto commerciale della persona intrattenuta.