Le politiche e le procedure sono strumenti strutturali che determinano il modo in cui un’azienda opera e come raggiunge i suoi obiettivi. Le politiche fungono da linee guida determinando ciò che un’azienda farà e non farà. Le procedure sono i metodi utilizzati per compiere le azioni che una società si impegna e utilizza per prevenire violazioni delle regole che ha stabilito. Questi strumenti sono generalmente risorse per un’azienda, ma possono servire come svantaggi in alcune situazioni in cui è necessaria una flessibilità immediata.
Per semplificare le cose, le politiche possono essere pensate come i confini di un’azienda. Le politiche forniscono alle aziende un mezzo per confermare la propria identità e dare sostanza ai propri obiettivi. Gli individui possono utilizzare queste linee guida per sviluppare aspettative realistiche di un’organizzazione.
Le procedure possono essere pensate come i veicoli usati per rimanere all’interno dei confini. Questi strumenti vengono utilizzati per richiedere e dettare azioni e decisioni. Le organizzazioni generalmente hanno politiche e procedure relative a tutti gli aspetti dei loro affari. Ciò può includere assunzioni, relazioni con i clienti e contabilità. Insieme, le politiche e le procedure avvantaggiano le aziende perché forniscono un mezzo per l’uniformità.
Senza questi strumenti, sarebbe difficile, se non impossibile, garantire che tutti in una grande organizzazione gestiscano le stesse situazioni nello stesso modo. Questa mancanza di affidabilità potrebbe far sì che un’azienda si trovi ad affrontare una vasta gamma di problemi, inclusi problemi legali, mancanza di fiducia dei clienti e fallimento. Sebbene la struttura fornita da questi strumenti sia generalmente vantaggiosa, ci sono casi in cui politiche e procedure possono avere effetti negativi.
Poiché questi strumenti hanno lo scopo di fornire struttura, spesso eliminano la flessibilità. A volte possono sorgere situazioni speciali che sono gestite al meglio contrariamente alla normale pratica. Potrebbe non esserci abbastanza tempo per passare attraverso il processo adeguato per ottenere l’autorizzazione necessaria per deviare da una politica o procedura che sta ostacolando la gestione ottimale di una situazione. Per motivi di conformità, questi problemi potrebbero essere gestiti in modo inadeguato di conseguenza.
Le politiche e le procedure di un’azienda sono spesso pubblicate. Questi possono trovarsi tutti all’interno di un singolo documento, oppure possono essere divisi in vari documenti utilizzati dalle persone a cui appartengono. Ad esempio, le politiche e le procedure relative ai lavoratori possono trovarsi in un manuale per i dipendenti, mentre le pratiche contabili possono essere elencate nel manuale delle relazioni degli investitori. In ogni caso, queste informazioni tendono ad essere ampiamente disponibili per il personale e il pubblico.
Sebbene le politiche e le procedure siano scelte da ciascuna società e potrebbero non essere leggi di per sé, possono avere implicazioni legali. Se una società viola i termini che ha delineato per guidare le sue azioni, può essere citata in giudizio per violazione del contratto. Ciò può accadere anche se la parte che ha intentato causa non ha precedenti di affiliazione con la società. Ad esempio, un richiedente potrebbe essere in grado di citare in giudizio una società per violazione della sua politica di assunzione.