Un sistema di controllo di solito è un programma per computer progettato per aiutare il completamento delle procedure di controllo. Questo tipo di software viene acquistato da società di revisione, revisori contabili e dipartimenti di revisione interna. Lo scopo principale di un sistema di audit è raccogliere dati, eseguire un campione di dati casuali per ciascuna procedura di audit, tenere traccia delle attività e assistere nella creazione del rapporto finale. Sono disponibili numerosi sistemi di controllo, dai sistemi di piccole dimensioni progettati per un’azienda di medie dimensioni ai sistemi di grandi dimensioni utilizzati da organizzazioni multinazionali.
Per lavorare con un sistema di audit, è richiesta una formazione in materia di contabilità e audit. Mentre il tipo di audit può variare, un sistema di audit è più comunemente usato per audit finanziari o regolatori. In questo tipo di audit, enormi quantità di dati vengono caricate nel sistema e utilizzate per creare una serie di test. Per molti revisori, è necessaria una formazione aggiuntiva nel sistema di audit. Questo può essere completato attraverso una serie di corsi, rivedendo la documentazione per l’utente o attraverso seminari.
Al fine di disporre di un sistema di controllo efficace e affidabile, il software deve essere installato su una rete di computer gestita in modo indipendente, con una rigorosa sicurezza che circonda l’accesso al sistema. I dati dal sistema transazionale vengono caricati attraverso un processo sicuro per garantire che nessuna informazione venga modificata. In molte grandi aziende, questo è completato da un programma che viene eseguito su base programmata.
Il compito principale di un sistema di audit è definire il set di dati per un test di audit specifico e completare la selezione casuale dei dati. I criteri per la selezione dei dati sono stabiliti dal revisore e il programma stesso utilizza varie query e metodi statistici per garantire che la selezione sia veramente casuale. Questo processo da solo consente di risparmiare tempo e sforzi significativi durante un audit.
Mentre il revisore lavora attraverso il piano di audit, deve aggiornare il piano di progetto con il tempo richiesto e il lavoro completato. Un sistema di controllo può tracciare e conservare queste informazioni automaticamente. Viene fornito un rapporto al supervisore del controllo, con un elenco del tempo impiegato per il controllo, il lavoro svolto e il nome del revisore. Questo tipo di report è richiesto in qualsiasi audit ed è molto utile.
Esistono numerosi report e opzioni di output disponibili in un sistema di audit. Questi strumenti sono progettati per assistere nella preparazione del rapporto di revisione finale, necessario per qualsiasi verifica. La compilazione dei test di audit, prove e conclusioni è un enorme risparmio di tempo.