Il flusso di lavoro si riferisce all’ordine in cui viene eseguito il lavoro e se viene gestito correttamente il flusso di lavoro, si può aumentare la redditività. Il tempo risparmiato può comportare costi operativi ridotti e maggiori ricavi. Strategie efficaci che aiutano a gestire il flusso di lavoro includono pianificazione logica, gestione del tempo e responsabilità dei dipendenti.
Selezionare solo i passaggi logici da eseguire nel sistema del flusso di lavoro. Un passaggio viene definito attività nella lingua della gestione del flusso di lavoro. Una persona o una macchina completa ogni attività per gestire il flusso di lavoro. Il supervisore o il manager devono comunicare le attività del flusso di lavoro in modo che tutti comprendano esattamente cosa fare e come dovrebbero gestire il flusso di lavoro. L’ordine di lavoro e le attività dovrebbero essere scritti come una semplice tabella per maggiore chiarezza.
La gestione del tempo è una strategia importante per aiutare a gestire il flusso di lavoro. Ad esempio, il tempo pianificato per controllare le e-mail o effettuare chiamate telefoniche consente meno interruzioni del flusso di lavoro rispetto all’arresto ogni pochi minuti per svolgere attività così piccole, ma spesso dispendiose in termini di tempo. La strategia organizzativa è anche un buon modo per gestire il flusso di lavoro svolgendo attività all’interno del sistema del flusso di lavoro senza perdere tempo a cercare i materiali necessari per completare i progetti. Inoltre, solo un progetto alla volta dovrebbe occupare lo spazio della scrivania. Altri progetti possono essere etichettati e archiviati lontano dalla scrivania principale, magari in un cestino in / out etichettato con le date di scadenza.
La responsabilità, come parte del sistema del flusso di lavoro, aiuta a gestire il flusso di lavoro in quanto stabilisce uno standard di lavoro. Coloro che svolgono le attività devono assumersi la responsabilità di come gestiscono il flusso di lavoro al fine di completare tutte le attività necessarie per svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, se si prevede che un dipendente gestisca il flusso di lavoro secondo un determinato standard, dovrebbe essere coinvolto nella definizione degli obiettivi relativi alla sua prestazione del flusso di lavoro. Il supervisore o il manager dovrebbero anche aiutare a sviluppare e monitorare i progressi del dipendente.