Un sistema di flusso di cassa è un sistema di gestione che consente a un amministratore o gestore di monitorare da vicino il flusso di cassa e assicurarsi che sia adeguato. Mentre le aziende fanno soldi acquistando e vendendo prodotti o servizi, il denaro che arriva è spesso molto importante. Ai clienti può essere richiesto di pagare solo ogni tanto, ma è necessario che le fatture e le buste paga debbano essere pagate prima di ricevere tali pagamenti.
Per le piccole imprese che hanno solo pochi dipendenti, la gestione di un sistema di flussi di cassa può essere una cosa facile, ma se e quando l’azienda inizia a crescere, può rapidamente diventare più difficile. I dipendenti dipendono dal denaro che vengono pagati e, se non è lì perché non c’è abbastanza per i salari, ciò non influirà solo sul morale, ma potrebbe portare a un elevato turnover. Le fatture che non possono essere pagate potrebbero impedire ai fornitori di consegnare. Anche se il modello di business è solido, se il flusso di cassa è un problema, la società potrebbe essere in gravi difficoltà.
Un buon sistema di flussi di cassa esaminerà tutte queste problematiche, prestando particolare attenzione ai crediti, al denaro dovuto all’azienda e ai debiti, denaro che l’azienda deve a qualcun altro, come un fornitore o un’utilità. Anche le buste paga possono rientrare nei crediti, ma questa parte dell’attività è generalmente dedicata a conti esterni. Potrebbe esserci un modo per gestire questi account, come la ristrutturazione dei cicli di fatturazione, in modo che la società riceva più di un afflusso e deflusso costante.
Anche la gestione del denaro contante è importante. Risparmiare quei soldi da usare come misura temporanea per pagare le bollette fino a quando non può essere reintegrato è una strategia comune. Questo è spesso chiamato un fondo di riserva, e viene utilizzato fino a quando il flusso di cassa non può riempirlo, agendo in modo molto simile a un serbatoio in un sistema idrico. Il denaro può essere tenuto in un conto fruttifero per creare anche un piccolo reddito residuo per l’azienda. Il fondo di riserva non è un conto di emergenza, ma una parte del sistema.
Coloro che hanno difficoltà a trovare un adeguato sistema di cassa per conto proprio hanno un paio di opzioni diverse. Un’analisi del flusso di cassa fatta da un consulente finanziario aziendale potrebbe essere fatta per aiutare a creare un sistema su misura per un’azienda. Sono inoltre disponibili software in grado di gestire alcune di queste attività, sebbene ciò spesso richieda all’utente di avere alcune competenze con il flusso di cassa.