Un audit di stampa viene in genere condotto da grandi organizzazioni in previsione di una richiesta di servizi di stampa per il rinnovo della proposta o del contratto. Lo scopo principale di un audit di stampa è raccogliere metriche sull’uso corrente della stampante, diversi metodi di accesso alle risorse di stampa e determinare i costi operativi totali associati alle attività di stampa. Il termine audit è in genere associato a una revisione finanziaria dettagliata. Tuttavia, lo scopo principale di qualsiasi audit è per i professionisti imparziali di raccogliere informazioni e fornire una relazione formale per assistere nel processo decisionale a livello esecutivo.
Lo scopo di un audit di stampa deve essere chiaramente definito all’inizio del processo per garantire una risposta fattibile. La definizione di una funzione di stampa o di un lavoro correlato è fondamentale, poiché le ipotesi possono portare a conclusioni errate. Ad esempio, un controllo di stampa può includere fotocopie, scansione di documenti elettronici e lavori di stampa o una combinazione di queste opzioni. In altre aziende o settori, la stampa può includere tutti i fornitori di stampa esterni o contratti per articoli come brochure, opuscoli e articoli correlati.
Il primo passo in qualsiasi audit di stampa è quello di raccogliere le metriche di utilizzo. Tutte le stampanti dispongono di un contatore di copie e le unità digitali memorizzano queste informazioni elettronicamente. Alcune stampanti sono note come unità multifunzione e hanno la capacità di stampare, scansionare e fotocopiare. Le metriche per ciascuna di queste attività sono memorizzate separatamente. Le unità che hanno entrambe le opzioni a colori e in bianco e nero separano anche queste due attività per una maggiore precisione.
Un controllo di stampa completo deve includere informazioni su come accedere alle risorse di stampa. Esistono spesso più processi all’interno della stessa organizzazione e questo può essere basato sui tipi di servizi a cui si accede. Ad esempio, un ufficio moderno ha una stampante completamente in rete che di solito è condivisa da un gruppo di persone. Altre strutture possono avere singole stampanti situate in ciascuna workstation. Lavori di stampa di grandi dimensioni o richieste speciali possono essere inviati a un elenco selezionato di fornitori o a uno selezionato in modo casuale dalla rubrica.
Il costo operativo totale per tutte le attività relative alla stampa è una parte essenziale di qualsiasi audit di stampa. Queste informazioni devono includere i costi delle attrezzature fisse, i materiali di consumo, i servizi di riparazione, i costi di stampa esterni, l’elettricità e i requisiti di spazio. Per la maggior parte delle aziende, il costo totale dell’attività di stampa è piuttosto elevato ed è il luogo ideale per introdurre misure di riduzione dei costi. Quando si misurano i costi operativi totali, è necessario includere anche il tempo dedicato al personale dedicato alla manutenzione e al supporto di queste unità.