La posta automatizzata è uno strumento aziendale che consente di elaborare grandi volumi di posta con relativa facilità. Alcune aziende fanno uso di attrezzature e personale per gestire l’elaborazione della posta su questa scala, mentre altre società esternalizzano queste funzioni a venditori che si concentrano in particolare sulla gestione di campagne di direct mail, distribuzione regolare di articoli di posta ai clienti e altri progetti in corso. Lo scopo della posta automatizzata è elaborare la posta in modo rapido ed efficiente, riducendo così le spese associate alla creazione e alla distribuzione di ciascuna unità.
Un esempio di utilizzo della posta automatica è la creazione e l’esecuzione di una campagna di posta diretta. Al fine di accelerare il processo di invio di grandi volumi di articoli promozionali come lettere o cartoline, l’originatore utilizzerà spesso metodi elettronici per indirizzare, ordinare e altrimenti preparare i pezzi per l’invio. Questi includono la scansione della posta, la creazione di fax e messaggi di posta elettronica associati come parte della campagna e la distribuzione di questi formati elettronici insieme ai pezzi di posta diretta.
Il software per computer viene utilizzato per generare etichette postali o per stampare nomi e indirizzi dei destinatari sui pezzi stessi. Le macchine di smistamento consentono di separare i pezzi in base al codice postale, il che a sua volta semplifica l’utilizzo di tariffe postali di massa. Molte strategie automatizzate di posta utilizzano anche la tecnologia di stampa laser per applicare la quantità appropriata di affrancatura come parte del processo di smistamento, consentendo ai pezzi di essere pronti per la spedizione in un periodo di tempo relativamente breve.
Il vantaggio della posta automatizzata è che è possibile preparare e inviare decine di migliaia di pezzi di posta in una frazione del tempo necessario per preparare quegli stessi pezzi a mano. A seconda della natura dei pezzi di posta, l’uso di strumenti automatizzati consentirebbe a un’azienda di elaborare più pezzi in un’ora di quanto un team di dieci o quindici persone potrebbe elaborare in diversi giorni lavorativi. Ciò si traduce in notevoli risparmi per l’azienda, oltre a liberare preziose risorse di personale per concentrarsi su altri aspetti importanti dell’operazione.
Mentre alcune aziende scelgono di creare internamente la propria struttura di smistamento della posta, altre scelgono di utilizzare i servizi di posta automatica per gestire le proprie campagne di direct mailing e altri invii di massa. Molte di queste aziende mantengono elenchi per i propri clienti, nonché prove dei documenti preparati per campagne precedenti. Ciò consente al cliente di mettere rapidamente insieme una nuova campagna di direct mail utilizzando elementi di precedenti invii di massa, con costi relativamente bassi. Poiché molti di questi servizi prevedono una tariffa forfettaria per pezzo che include stampa, prove, indirizzamento, applicazione postale e persino consegna all’ufficio postale, è molto semplice calcolare il costo del progetto di spedizione in pochi minuti.
Un altro vantaggio dell’utilizzo di un servizio di posta automatico è che molti offrono sconti sul volume. Man mano che il cliente sceglie di inviare più copie dello stesso pezzo, la tariffa per corrispondenza diminuisce. Ciò può consentire alle aziende di perfezionare ulteriormente i propri costi per la pubblicità diretta per corrispondenza, o persino di inviare pezzi postali a clienti esistenti su base continuativa.