Le proposte di contratto sono documenti preparati da un fornitore o fornitore nella speranza di garantire l’attività di un particolare cliente. In molti casi, queste proposte sono preparate come risposta a una domanda del potenziale cliente. L’obiettivo finale di qualsiasi proposta di contratto è stabilire un rapporto contrattuale tra il fornitore e il cliente che sarà in vigore per un lungo periodo di tempo.
Le aziende di tutte le dimensioni a volte sfruttano il loro potere d’acquisto per garantire tariffe speciali da diversi fornitori o fornitori. Mentre le grandi aziende utilizzano abitualmente questo approccio, le aziende più piccole a volte si uniscono in cooperative o consorzi per unire il loro potere d’acquisto a tariffe migliori. In entrambi questi scenari, non è insolito per l’azienda emettere ciò che è noto come RFP, o Richiesta di proposta, a un numero selezionato di potenziali fornitori. Il fornitore che risponde con una proposta di contratto che fornisce il vantaggio più generale al cliente di solito assicura l’attività e, si spera, stabilisce quale sia una relazione a lungo termine tra i due.
Una tipica proposta di contratto includerà diversi importanti tipi di informazioni. Innanzitutto, il documento fornirà i prezzi, in base alle esigenze del cliente. Non è insolito che i prezzi siano inferiori ai prezzi standard pubblicati forniti ai clienti che non hanno lo stesso livello di potere d’acquisto. Molti fornitori e venditori includono anche ciò che è noto come tariffazione a livelli, che è semplicemente una pianificazione dei prezzi che fornisce al cliente ulteriori riduzioni di prezzo se il consumo del prodotto entro un determinato periodo di tempo supera un determinato importo.
Una proposta di contratto adeguata descriverà inoltre in dettaglio la gamma di supporto che il fornitore fornirà al cliente. Ciò può includere articoli quali procedure di elaborazione degli ordini, garanzie sulla consegna di beni o servizi entro un periodo di tempo specifico e procedure per l’elaborazione dei resi. Insieme ai prezzi, affrontare l’ambito dei servizi può spesso fare un’enorme differenza nel fatto che il tentativo di proteggere l’azienda abbia successo.
Anche la durata della proposta di contratto è importante. L’identificazione di una data di inizio e di fine specifica consente al cliente di capire per quanto tempo rimarrà in vigore l’impegno. L’inclusione di situazioni che potrebbero consentire a ciascuna parte di annullare il contratto aiuta anche a proteggere i diritti e le responsabilità sia del venditore che del fornitore. Molti formati di proposta di contratto includono anche disposizioni che consentono di estendere automaticamente il contratto, se entrambe le parti sono favorevoli a questa opzione.
Non esiste un modo giusto per preparare una proposta di contratto. Il formato finale dipende in larga misura dalla determinazione di ciò che può attirare il cliente e guadagnare il business. Mentre l’utilizzo di una RFP come road map per preparare la proposta è sempre l’opzione migliore, le situazioni in cui non vengono fornite linee guida per la proposta rendono necessario per i fornitori indagare la natura e le esigenze del cliente in dettaglio. Idealmente, la ricerca consentirà al fornitore di preparare e presentare una proposta di contratto che risuona con il cliente e consente di stabilire una relazione a lungo termine reciprocamente vantaggiosa.