L’utilizzo dei dipendenti è un riflesso dell’efficienza con cui un’azienda utilizza il proprio personale. Viene determinato esaminando quanto tempo i dipendenti impiegano per incarichi e compiti specifici in percentuale del loro tempo disponibile sul posto di lavoro. La bassa efficienza suggerisce che i dipendenti potrebbero essere inattivi sul lavoro, il che costa denaro all’azienda. Ciò può anche aumentare l’insoddisfazione, poiché il personale annoiato e irrequieto tende ad essere meno felice sul posto di lavoro. I consulenti possono aiutare le aziende con personale sottoutilizzato a determinare come applicare le proprie risorse umane in modo più efficace.
Questo approccio alla gestione richiede ai dipendenti di tenere registri accurati delle loro attività. Invece di utilizzare un orologio base per tenere traccia del tempo trascorso sul lavoro, l’azienda può chiedere al personale di registrare il tempo in associazione con progetti specifici. L’orologio controlla ancora le ore complessive di lavoro, ma i registri dettagliati mostrano cosa stanno facendo i dipendenti e quando. Alcuni luoghi di lavoro facilitano tale registrazione più di altri. In uno studio legale, ad esempio, il personale è abituato a tenere traccia delle ore fatturabili per cliente o lavoro.
In una revisione dell’utilizzo dei dipendenti, i manager possono esaminare quanto tempo impiegano i dipendenti a svolgere diverse attività. Ci si può aspettare un po ‘di tempo sottoutilizzato per gestire le attività di routine e le attività di manutenzione come riordinare una scrivania e partecipare alle riunioni dell’ufficio che non riguardano un lavoro specifico. Se un dipendente trascorre molto tempo inattivo o lavora su progetti non specificati, quella persona non viene utilizzata bene. La società potrebbe sprecare denaro e le competenze dei dipendenti non vengono sfruttate.
Uno strumento per aumentare l’utilizzo dei dipendenti è la pianificazione flessibile, in cui i dipendenti sviluppano programmi personalizzati. Ciò può includere opportunità di lavorare da casa o di cambiare orario per soddisfare le esigenze di progetti specifici. Le persone con competenze particolari possono anche essere riassegnate ai dipartimenti in cui è più probabile che vengano utilizzate. Ai manager e agli scheduler può anche essere ricordato di usare persone con competenze specializzate piuttosto che fare affidamento su dipendenti generali per compiti che potrebbero richiedere qualcuno con più esperienza e formazione.
Una corretta gestione dei progetti, delega e programmazione sono importanti anche per l’utilizzo dei dipendenti. Se un project manager non crea un programma realizzabile per un progetto, le persone potrebbero rimanere inattive in vari punti in attesa di lavoro. Ciò potrebbe includere persone in attesa di altro compito per completare un’attività o personale costretto a rimanere inattivo a causa di ritardi causati da problemi con il progetto. La possibilità di riassegnare i lavoratori se non vengono utilizzati in situazioni come questa può aiutare ad aumentare l’utilizzo dei dipendenti.