Un certificat de fonction est un document énumérant les dirigeants d’une société et les postes qu’ils occupent. Ces documents sont généralement préparés par les secrétaires d’entreprise et, selon la loi, ils doivent être mis à la disposition du public. Les personnes qui souhaitent obtenir des informations sur les titulaires d’une société peuvent demander une copie du certificat de fonction au secrétaire. Ces informations sont mises à jour au besoin pour refléter la réorganisation de l’entreprise et sont également déposées auprès des régulateurs gouvernementaux pour les tenir informés des opérations de l’entreprise.
Le terme «titulaire», qui signifie «titulaire de charge», est souvent utilisé en politique, mais il fait également référence aux dirigeants d’une entreprise, comme le président, le directeur financier et le directeur général. La structure organisationnelle d’une société peut varier et, par conséquent, les titres de poste des titulaires ne sont pas toujours uniformes et les responsabilités professionnelles ne sont pas nécessairement cohérentes entre deux personnes occupant le même poste dans des entreprises différentes.
Les secrétaires d’entreprise sont responsables de la tenue des registres de l’entreprise. Cette tenue de registres est généralement exigée par la loi, et le travail du secrétaire soutient celui des autres agents qui doivent déposer des documents juridiques et fournir des informations sur les événements historiques dans une société. Dans les cas où le secrétaire est considéré comme un titulaire, il peut être nécessaire qu’un autre officier contresigne le certificat de fonction pour qu’il soit valide. Sinon, la signature du secrétaire est la seule requise sur le document.
Le certificat de titulaire répertorie simplement les noms et les titres de poste, sans informations personnelles supplémentaires. Comme d’autres dépôts publics, il favorise la transparence en rendant les informations sur l’organisation et la gestion d’une entreprise facilement accessibles aux membres du public qui peuvent avoir un intérêt. Cela peut inclure les actionnaires, ainsi que d’autres entreprises et personnes préoccupées par la manière dont une société mène ses activités. En cas de réorganisation ou de nouvelle embauche, les personnes peuvent demander une nouvelle copie de l’attestation de fonction pour obtenir des informations à jour sur les dirigeants de l’entreprise.
Les certificats de fonction peuvent être utilisés pour tout, de la détermination des personnes à poursuivre dans un dossier juridique à l’en savoir plus sur l’organisation interne d’une entreprise. D’autres documents publics comme un prospectus peuvent également être utiles pour rechercher une entreprise. Ces informations ne sont pas considérées comme exclusives et doivent être mises à disposition sur demande, peu importe qui en fait la demande. Les personnes qui demandent des informations ne sont pas non plus tenues de révéler pourquoi elles sont intéressées ou comment ces informations seront utilisées.