Un payeur commun est une entité qui gère ensemble la paie et les impôts des employés de sociétés liées. L’utilisation de ce type d’arrangement de paie, si une entreprise est éligible pour le faire, peut économiser de l’argent sur les impôts dans certains contextes. Les entreprises qui souhaitent utiliser cette option peuvent avoir besoin de déposer une demande et doivent fournir une documentation minutieuse pour prouver leur éligibilité. L’administration de la paie doit également être traitée avec soin pour répondre aux normes réglementaires.
La première condition pour l’utilisation d’un payeur commun est que les entreprises soient liées. Cela se produit généralement avec des filiales de la même entreprise. Une clinique vétérinaire, par exemple, peut avoir une division qui propose des visites cliniques à domicile, un laboratoire de diagnostic et une pratique régulière, qui fonctionnent tous de manière indépendante. Si un technicien vétérinaire apporte son soutien dans la pratique et lors des visites à domicile, cette personne serait théoriquement payée séparément et les charges sociales s’accumuleraient pour les deux employeurs.
Avec un payeur commun, cet employé pourrait être payé par un service de paie tiers qui représente toutes les divisions, répondant à l’exigence suivante pour de tels arrangements. Tous les employés doivent être payés par cette seule entité et non par les services de paie individuels. Le payeur agit en fait comme un employeur, en fournissant une compensation pour les heures travaillées, en déduisant le cas échéant et en déposant les charges sociales. Tous les documents fiscaux sont soumis en une seule fois; le technicien vétérinaire ne recevrait pas de paiements et de relevés distincts pour les visites à domicile et le travail dans le cabinet lui-même.
Si les réglementations relatives à un payeur commun sont respectées, les entreprises peuvent éviter certaines obligations fiscales excessives. La pratique peut également rationaliser la paie et la facturation, ce qui peut offrir des économies supplémentaires à l’entreprise. Pour les employés, il peut offrir certains avantages en éliminant la confusion entre les paiements multiples et les déclarations fiscales, ce qui peut rendre le dépôt précis des impôts personnels beaucoup plus facile. Les auditeurs peuvent examiner périodiquement les registres et les pratiques pour confirmer qu’une entité est toujours considérée comme un payeur commun et peut être traitée comme tel.
Des sociétés distinctes sans relation ne peuvent pas utiliser cette configuration pour gérer la paie. Les paiements et les documents fiscaux pour les employés devraient être fournis entièrement séparément. De même, si des services de paie individuels sont maintenus, cela viole l’accord commun des payeurs. Les entreprises qui souhaitent mettre en place de tels arrangements peuvent souhaiter rencontrer des comptables et des procureurs fiscaux pour discuter du plan. Ils peuvent obtenir des conseils spécifiques sur la manière d’organiser le système pour respecter la loi et maximiser son efficacité.