Les registres comptables sont des documents et des pièces justificatives utilisés par les particuliers et les entreprises dans la préparation des états financiers, des documents fiscaux, etc. Selon la loi, les entreprises sont tenues de conserver ces registres pendant une période déterminée, souvent de sept ans, afin de les rendre disponibles pour inspection et audit. Les sociétés cotées en bourse peuvent être soumises à des inspections aléatoires par des organismes de réglementation et ces inspections comprennent un examen des registres comptables pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité.
Ces enregistrements peuvent être électroniques, papier ou un mélange des deux. Ils comprennent toute documentation liée aux transactions financières, des registres de paie aux impressions de fin de journée des caisses enregistreuses. Les déclarations des banques sont également incluses dans les registres comptables, ainsi que des déclarations similaires relatives aux investissements. Les grands livres comptables sont également considérés comme des enregistrements comptables. Essentiellement, s’il contient un enregistrement relatif à l’activité financière d’une entreprise, il s’agit d’un enregistrement comptable.
Les entreprises sont tenues de conserver cette documentation en bon état de fonctionnement. Les comptables et le personnel de soutien supervisent généralement la tenue de ces registres et ils utilisent les documents dans la préparation de choses comme les déclarations pour les investisseurs et les déclarations fiscales. Si les registres ne sont pas complets, les états financiers établis par l’entreprise seront inexacts et cela peut donner lieu à des sanctions juridiques et financières.
Les procédures connues sous le nom de principes comptables généralement reconnus (PCGR) doivent être suivies lors de la tenue, du traitement et de l’utilisation des registres comptables. Ces procédures normalisent les tâches comptables de base pour s’assurer qu’elles sont exécutées de manière uniforme par tous les comptables du monde entier, éliminant ainsi la possibilité d’utiliser ce que l’on appelle la «comptabilité créative» pour dissimuler les pertes et autrement fausser les faits financiers à des fins personnelles.
Lorsqu’un audit est ordonné, tous les registres comptables sont demandés pour examen. Les auditeurs examineront le matériel et prendront note de tout matériel manquant, de documents prêtant à confusion ou de registres mal tenus. Toutes ces informations sont prises en compte lors de l’élaboration d’une opinion d’audit. Les régulateurs intéressés par les pratiques financières peuvent examiner les résultats des audits pour collecter des informations. Ces informations peuvent être utilisées dans le cadre de poursuites contre des entreprises soupçonnées de pratiques comptables frauduleuses, ou pour disculper les entreprises confrontées à de telles accusations.
Il est généralement conseillé aux particuliers de conserver les registres comptables, car ils peuvent être vérifiés par les autorités fiscales. Si les gens n’ont pas les dossiers pour justifier les réclamations faites sur leurs impôts, ils peuvent être passibles de pénalités. À tout le moins, leur obligation fiscale peut être ajustée, ce qui les oblige à payer plus d’impôts. Si leurs dossiers semblent frauduleux, plutôt que simplement mal conservés, ils peuvent faire face à des sanctions légales.