Un addetto alla cartella clinica è colui che lavora in uno studio medico, in un ospedale o in un ufficio di fatturazione medica ed è responsabile della conservazione delle cartelle dei pazienti. Questo lavoro è generalmente considerato una posizione di livello base e un impiegato di cartella clinica in genere è richiesto solo per avere un diploma di scuola superiore o equivalente. A seconda delle dimensioni dell’ufficio, un addetto alla registrazione potrebbe dover fornire anche assistenza ai pazienti.
Su base giornaliera, un impiegato della cartella clinica può essere responsabile del controllo per vedere quali pazienti hanno appuntamenti in quel giorno e di estrarre copie dei loro registri o schemi da un sistema di archiviazione per il medico e il personale infermieristico di riferimento durante il giorno. Alcuni uffici conservano doppie copie delle cartelle cliniche, una copia cartacea e una sul computer. L’addetto alla registrazione potrebbe aver bisogno di trascrivere le cartelle cliniche in forma digitale e aggiornarle in base alle esigenze man mano che le cartelle cliniche cambiano. Inoltre, un impiegato della cartella clinica può essere la prima persona con cui un paziente incontra quando entra in ufficio e l’impiegato può essere responsabile della creazione iniziale del grafico e della raccolta dei dati di base dal paziente come indirizzo, numero di telefono e informazioni di contatto di emergenza .
In un ufficio più piccolo, un impiegato della cartella clinica potrebbe dover rispondere ai telefoni e assistere i pazienti nella definizione degli appuntamenti. Alcuni potrebbero anche rispondere a domande relative alla fatturazione. Gran parte del lavoro di un impiegato della cartella clinica comprende anche la creazione di copie dei documenti e l’inoltro nei luoghi appropriati. Ad esempio, compagnie assicurative, ospedali, altri studi medici o pazienti stessi possono richiedere copie, che devono essere prodotte in modo rapido e accurato. L’addetto alla registrazione è spesso responsabile della disconnessione delle registrazioni e del loro controllo poiché la privacy dei pazienti è una questione seria.
Un addetto alla cartella clinica potrebbe aver bisogno di apprendere i codici di fatturazione per le compagnie assicurative e assistere gli addetti alla fatturazione medica durante la preparazione dei moduli assicurativi. Un addetto alla registrazione potrebbe anche inserire i risultati del laboratorio del paziente nelle registrazioni, nonché includere qualsiasi altra forma necessaria che potrebbe essere necessaria, come i grafici di crescita o gli elenchi di allergie. I doveri possono variare a seconda delle necessità ed è importante che chiunque voglia diventare un impiegato del registro sia organizzato, efficiente e orientato ai dettagli per garantire che i registri rimangano accurati. Per diventare un impiegato della cartella clinica, potrebbe essere necessario lavorare in uno studio medico o in un’altra struttura medica per un periodo di tempo per acquisire esperienza e familiarità con la pratica. La maggior parte dei commessi lavora normalmente, a tempo pieno, e molti datori di lavoro offrono anche vantaggi.