Un reçu de commande est un document qui fournit des informations sur les détails d’une commande et confirme qu’elle a été reçue par l’entreprise chargée de l’exécuter. Il peut venir par e-mail ou fax de confirmation, et arrive parfois par la poste lorsque le délai de livraison d’une commande est considérable. Il avertit l’acheteur des détails de la commande et contient généralement des informations sur la manière de l’annuler ou de la modifier, si nécessaire, souvent en utilisant un bordereau de retour inclus avec le reçu pour plus de commodité.
Un reçu de commande typique doit indiquer le nom et les coordonnées de l’expéditeur et du vendeur, et spécifier les articles de la commande. Il comprendra une estimation de la date d’expédition et de livraison, le cas échéant, et le montant de la commande, y compris les taxes, les frais d’expédition, de traitement et toute autre dépense. Si l’acheteur trouve une erreur, il peut la corriger avant que la commande ne soit réellement exécutée, éliminant ainsi le besoin d’un processus de retour coûteux où les marchandises retournent à l’expéditeur parce qu’une erreur a été commise.
Le reçu de commande doit également indiquer les termes et conditions de la commande. Il comprend des informations sur la modification des commandes, le retour ou l’échange d’articles après leur réception et le paiement de la commande. Les conditions de paiement peuvent varier d’une note indiquant que la commande est payée en totalité à une note qu’elle est livrée avec une livraison nette de 90, ce qui laisse 90 jours à l’acheteur pour la payer. S’il existe des instructions spéciales, telles que la nécessité d’avoir quelqu’un physiquement présent à une adresse pour recevoir les articles, celles-ci figureront également dans le reçu de commande.
Le panier d’achat en ligne et les systèmes de paiement sont généralement livrés avec un générateur de reçus de commande qui peut envoyer un e-mail dès qu’une commande est passée et confirmée. L’acheteur recevra l’e-mail pour examen et dispose généralement d’une fenêtre de temps étroite pour apporter des modifications, à moins que les articles ne soient en rupture de stock ou ne soient pas encore sortis. Les commandes automatiques de cette nature peuvent également être envoyées par e-mail avec des commandes par téléphone ou par fax, si le client fournit une adresse e-mail pour les informations de contact.
Il est important d’examiner attentivement un reçu de commande pour vérifier les erreurs. S’il y a des problèmes, l’expéditeur doit être informé immédiatement afin que toutes les modifications nécessaires puissent être apportées. Il est également conseillé de revoir les termes et conditions pour se familiariser avec le processus de retour, de réclamation et d’autres problèmes pouvant survenir au cours du processus.