Un livre d’écriture d’origine représente un emplacement physique où les comptables saisissent les transactions financières. Ces livres comprennent des registres, des journaux et des grands livres, bien que d’autres éléments puissent être un livre d’entrée d’origine. Les comptables utilisent ces livres pour séparer les transactions commerciales par type. Chaque livre permet aux comptables d’avoir des enregistrements précis pour de nombreux types de transactions et de créer des rapports spécifiques en utilisant ces informations. Il est essentiel de savoir quel livre utiliser et de comprendre son importance lors de l’enregistrement et du reporting des informations financières d’une entreprise.
Un registre n’est pas nécessairement un terme classique pour un livre d’entrée originale. Bien que les entreprises privées n’utilisent pas souvent ces livres, les organisations publiques ou gouvernementales peuvent les utiliser davantage. Chaque registre est lié à un fonds, que l’organisation publique utilise pour payer des articles spécifiques. L’utilisation générale, la paie, l’entretien et les projets spéciaux sont quelques fonds communs qui peuvent avoir des registres comptables. Les organisations publiques utilisent des registres comptables pour la comptabilité des fonds car les fonds affectés ne peuvent être utilisés en dehors de leur destination.
Les revues sont généralement parmi les livres d’entrée originale les plus courants. Un journal comptable fournit un enregistrement chronologique des transactions commerciales. Les comptables enregistrent chaque transaction en utilisant la date d’occurrence, qui fournit l’historique chronologique de ces transactions. Les journaux comprennent les encaissements et les décaissements, les transactions générales, la paie et d’autres types similaires selon les besoins de l’entreprise. Les journaux fournissent une base pour la création de rapports et d’états comptables.
Le grand livre général est peut-être le livre le plus important de l’entrée originale en comptabilité. Le grand livre contient le total agrégé de chaque journal utilisé par la société. Il s’agit de la principale source de création de rapports et d’examen des informations relatives à l’activité commerciale. Ce livre est également soumis à un audit externe, les auditeurs fournissant les informations du grand livre aux journaux. Les totaux agrégés dans le grand livre général doivent correspondre à chaque journal afin que l’entreprise adhère correctement aux principes de comptabilité nationale.
Les principes comptables permettent généralement à une entreprise de créer et d’utiliser les livres d’écriture d’origine dont elle a besoin pour enregistrer les transactions commerciales. Les principales normes que les entreprises doivent suivre incluent l’utilisation de débits et de crédits pour chaque entrée et de montrer que tous les débits et crédits sont égaux au total. Ces normes sont les principes inhérents à la comptabilité en partie double, la principale méthode comptable utilisée par les entreprises pour enregistrer les transactions. L’utilisation de registres, de journaux et de grands livres répond à ces exigences. Chaque transaction affecte souvent deux ou plusieurs de ces livres d’écriture originale.