Un indexador organiza información y crea un índice que se puede utilizar para localizar esa información. Cada vez que alguien abre un libro de no ficción y pasa al índice para buscar algo, se está aprovechando del arduo trabajo de esta persona. Los indexadores pueden indexar libros, artículos de revistas y otros tipos de publicaciones. También pueden proporcionar servicios de abstracción y base de datos, dependiendo de sus conjuntos de habilidades y las áreas en las que trabajan.
Convencionalmente, los autores son responsables de su propia indexación. Sin embargo, esta es una habilidad altamente especializada, y la mayoría de los autores no están a la altura de la tarea, prefieren referir el trabajo a un indexador. Los indexadores suelen trabajar como autónomos, haciendo un trabajo por trabajo. Algunos pueden trabajar para las editoriales, y las grandes editoriales mantienen un equipo de indexadores. La ventaja de trabajar como parte de un personal es el empleo estable junto con el acceso a pautas de estilo que pueden ser útiles al desarrollar un índice.
Aunque los programas de computadora pueden intentar crear un índice para un libro, generalmente se requieren las habilidades de un indexador para hacer el trabajo correctamente. Las computadoras son muy buenas para la concordancia, en la cual la computadora identifica dónde aparecen palabras o frases específicas, y algunas son lo suficientemente inteligentes como para determinar qué tan relevante es una apariencia, pero las computadoras aún pueden cometer errores.
Un indexador lee un libro y recibe pruebas que incluyen los números de página finales. Él o ella toma notas de frases y palabras clave y dónde parecen comenzar a construir un índice. Trabajar como indexador es complicado, porque él o ella deben pensar en las necesidades de una audiencia, determinando qué tipo de términos las personas pueden querer buscar.
Para hacer el trabajo de manera efectiva, el indexador debe pensar en dónde las personas pueden buscar un término; con un libro de cocina, por ejemplo, alguien que quiere una receta de pastel de zanahoria podría buscar “pastel, zanahoria” o “pastel de zanahoria”, y el indexador debe decidir qué sería lo más apropiado. Él o ella también necesita tener un estilo consistente. En otras palabras, si se usa “pastel, zanahoria”, cualquier entrada de pastel en el índice se formateará de esta manera: “pastel, chocolate”, “pastel, mármol”, “pastel, comida de ángel”, etc.
El índice terminado se envía al editor y se agrega a la publicación terminada para que pueda imprimirse y distribuirse. Por lo general, el documento también se revisa para confirmar que funcionará con la publicación y será apropiado para la audiencia. El autor, por ejemplo, podría escanearlo para asegurarse de que los temas clave estén cubiertos en el índice. En un libro sobre nutrición, por ejemplo, uno podría esperar encontrar términos como «calorías», «dieta», «valores nutricionales», etc. en el índice.
Los indexadores pueden recibir capacitación a través de clases y seminarios de certificación de indexación. Algunos colegios comunitarios y escuelas técnicas también ofrecen este tipo de capacitación. La membresía en una organización profesional está abierta a personas con habilidades demostradas y puede ser útil para las personas que desean desarrollar carreras profesionales en este campo.