Los analistas de gestión de programas son especialistas en negocios que ayudan a las organizaciones a superar problemas con los que la gerencia no está familiarizada y que amenazan sus oportunidades de crecimiento y estabilidad. En muchos casos, estos analistas trabajan para empresas que se especializan en áreas específicas, como sistemas de información o procesos de fabricación, aunque las organizaciones más grandes con múltiples entidades e intereses pueden mantener a los analistas de gestión de programas a tiempo completo para consultar regularmente con gerentes y ejecutivos de alto nivel. Un analista de gestión de programas normalmente comienza reuniéndose con los gerentes para saber cuáles son los problemas y determinar cómo estos problemas amenazan a una organización y por qué ocurren. Es común que un analista de gestión de programas junto a soluciones de investigación presente soluciones a la gestión y luego actúe como gerente de proyectos que supervisa la implementación de nuevos sistemas o prácticas y lleva a cabo la capacitación y evaluación de los empleados. Un analista de gestión de programas también podría evaluar nuevos procesos o sistemas una vez que hayan estado vigentes durante algún tiempo para conocer su efectividad.
La mayoría de los analistas de programas tienen títulos de posgrado en campos como la administración de empresas. Sin embargo, en muchos casos, también pueden tener áreas de interés más especializadas, como sistemas de información, logística o ingeniería. También es común que un analista de gestión de programas sea un experto en su campo. Él o ella podría pertenecer a organizaciones profesionales, tener una certificación especial de trabajo e incluso escribir artículos o libros sobre gestión de programas.
Una vez que un analista de gestión de programas se entera de un problema, los siguientes pasos que debe tomar dependen en gran medida de la naturaleza del problema y su grado de complejidad. Por ejemplo, si hay problemas con el sistema de telecomunicaciones de una organización, un analista podría comenzar a analizar datos que muestren niveles de productividad y cómo se relacionan con la comunicación entre varios departamentos y entidades de una organización. En este escenario, lo más probable es que un analista de gestión de programas sea un especialista en tecnología de la información, por lo que podría investigar nuevas tecnologías, programas y prácticas relacionadas con el intercambio de comunicación y presentar varias opciones para sistemas optimizados. Un analista que se especializa en la gestión de la cadena de suministro, por otro lado, puede monitorear el desempeño de diferentes proveedores y distribuidores.
Si un analista de gestión de programas puede convencer a la gerencia de que vale la pena probar su solución propuesta, él o ella podría asumir el rol de gerente de proyecto. En otras palabras, un analista podría reunirse con líderes de diferentes departamentos y discutir las necesidades y preocupaciones relacionadas con la implementación de nuevos sistemas. Entonces él o ella podría comenzar a capacitar a los empleados para usar nuevos sistemas. Una vez que una organización ha comenzado a adaptar un nuevo sistema nuevo, es común que un analista de gestión de programas monitoree la productividad y modifique un nuevo sistema según sea necesario.