L’expression latine ex officio, qui est généralement traduite comme signifiant à cause de la fonction de quelqu’un, fait référence à un poste qu’une personne occupe en raison de sa fonction. Un exemple classique d’une situation dans laquelle ce terme pourrait être utilisé est de décrire les membres d’office des sous-comités. Il est courant que le président d’un comité soit automatiquement placé parmi les membres de tous les sous-comités, faisant du président un membre d’office.
Pour être désigné comme membre d’office d’un groupe, personne n’est tenu de faire quoi que ce soit. Ces membres ne sont ni élus ni nommés, ils sont simplement inclus dans le groupe automatiquement en raison des mandats qu’ils occupent. Le concept d’avoir des membres d’un groupe qui sont inclus par la nature de leur fonction remonte à l’époque romaine, tout comme le terme lui-même.
Le poste qui donne à quelqu’un des droits d’office peut être celui auquel cette personne est élue ou nommée. Par exemple, dans certaines régions du monde, le shérif agit en tant que coroner d’office, et les shérifs peuvent être nommés ou élus, selon la loi. En général, les personnes doivent faire preuve de compétence pour le poste qu’elles occupent afin de l’obtenir, et donc ces membres ont un niveau de base d’expérience, de capacité et de compétence qu’ils peuvent appliquer aux postes qu’ils occupent en vertu de leurs fonctions.
Il n’y a pas de droits ou privilèges spéciaux pour les membres de droit en règle générale, et leurs activités ne sont pas restreintes. Cependant, il est possible que les activités dans lesquelles ces membres se livrent soient restreintes par les statuts. Par exemple, les statuts peuvent prévoir que ces membres n’ont pas le droit de vote, ce qui signifie qu’ils peuvent participer aux réunions mais qu’ils ne peuvent pas voter sur les sujets soumis au vote.
Lors de la structuration des statuts, les personnes peuvent définir les situations dans lesquelles les personnes reçoivent un statut d’office et elles peuvent également établir clairement les limites des personnes qui obtiennent des postes en raison des fonctions qu’elles occupent. L’objectif est d’éviter une situation dans laquelle une personne abuse des pouvoirs conférés en raison d’une fonction et d’établir des règles d’ordre claires pour l’organisation afin qu’il n’y ait pas de confusion en cas de controverse à l’avenir. Les statuts peuvent également être modifiés au fur et à mesure que les circonstances changent pour répondre aux besoins d’un groupe qui peuvent évoluer au fil du temps.