Un architecte officiel est une entreprise ou un architecte individuel inscrit sur un permis de construire pour le projet de construction pour lequel ils sont contractés. Le permis est obtenu en envoyant une demande, des dessins de projet et des spécifications de construction à l’autorité de réglementation responsable de la zone où la construction doit avoir lieu. Il peut y avoir plus d’un architecte de référence si différents architectes prévoient de travailler sur un même projet. Une grande entreprise peut également établir une relation de travail avec un architecte local, dont le nom figurerait sur la demande et le permis.
Des compétences spéciales peuvent être nécessaires pour la construction dans certaines zones, telles que celles qui sont sismiquement actives ou qui ont un type de terrain spécifique. L’architecte local peut superviser les opérations du projet et devient donc l’architecte de référence. Aux États-Unis, par exemple, un tel statut signifie que l’entreprise contrôle le projet, selon le National Council of Architectural Registration Boards (NCARB). Le NCARB exige que les architectes s’assurent que les exigences légales appropriées pour l’enregistrement sont respectées, même lorsqu’ils sous-traitent la préparation des documents. Il décrit également les critères de responsabilité dans leur contrôle sur les projets.
Selon les directives du NCARB, un architecte d’archives doit toujours contrôler ce qui entre dans les documents, connaître le contenu et être professionnel dans leur préparation. Ils doivent également conserver des registres pour s’assurer que ces critères sont respectés pendant au moins cinq ans. La qualité de la communication est également soulignée et, avec l’établissement des permis de construire, des communications par courrier électronique doivent être mises en place entre toutes les parties impliquées dans le projet.
L’architecte doit également être ouvert au partage de fichiers techniques via des serveurs FTP (File Transfer Protocol) pour une communication plus rapide. Les réunions et les revues sur Internet sont le meilleur moyen pour toutes les parties de se tenir au courant des projets. La loi type et les règlements du NCARB guident les architectes sur la façon de suivre ces règles lorsque des documents sont préparés ailleurs. Un architecte d’archives doit également toujours être responsable du traitement professionnel de sa documentation.
Tout architecte d’archives est également responsable de s’assurer que tous les codes de sécurité sont respectés au cours d’un projet. Cela vaut qu’ils soient la principale entreprise pour un projet ou qu’ils soient contractés par une plus grande entreprise d’architecture. Indépendamment du contrôle sur la tenue des dossiers, la plupart des États des États-Unis ont appliqué la norme NCARB et certains ont ajouté des exigences définissant la manière dont l’architecte d’archives s’identifie sur les documents.