La messagerie vocale automatisée est un type particulier de système de messagerie téléphonique. Semblable à la réception de messages téléphoniques par un répondeur, la messagerie vocale automatisée délivre un message vocal numériquement et sans l’utilisation d’équipement autonome supplémentaire. Une fois qu’un message, également appelé message vocal, est stocké sur un serveur, les destinataires visés peuvent récupérer ces messages en se connectant à un système par téléphone et en écoutant la lecture d’un enregistrement vocal.
En plus d’offrir la possibilité d’envoyer et de recevoir des messages vocaux, la messagerie vocale automatisée fonctionne également comme un moyen d’acheminer les appels entrants. Tel est couramment utilisé dans les entreprises et les organisations comptant plusieurs employés ou départements. En offrant aux appelants plusieurs options de messagerie vocale, les individus peuvent choisir comment diriger leurs appels vers les parties appropriées. Cela se fait en sélectionnant une ou plusieurs invites demandant aux appelants d’appuyer sur les numéros correspondants sur le pavé numérique d’un téléphone avant qu’un appel ne soit transféré.
Parfois appelée banque vocale, la messagerie vocale automatisée est couramment utilisée à la place d’une personne en direct chargée de répondre aux appels entrants, de prendre des messages et d’acheminer les appels. Alors que les entreprises emploient toujours régulièrement des réceptionnistes et des opérateurs téléphoniques, la messagerie vocale automatisée est souvent utilisée pour les appels en dehors des heures de travail ou pour prendre des messages lorsqu’un employé s’est éloigné de son bureau. Les messages vocaux empêchent les appelants de recevoir des signaux d’occupation ou la sonnerie prolongée d’un téléphone lorsqu’une personne est incapable de répondre. Dans le même temps, les appelants peuvent laisser des messages concernant la nature de leur appel, ainsi que leurs meilleures coordonnées afin que la raison de leur appel puisse être abordée par un retour d’appel.
En plus de l’utilisation professionnelle, la messagerie vocale automatisée est une fonctionnalité courante sur la plupart des téléphones portables personnels et est souvent utilisée sur les systèmes téléphoniques fixes et VoIP résidentiels. Certains types de systèmes de radiomessagerie offrent également une option de messagerie vocale, tout comme les entreprises proposant des numéros de téléphone virtuels. Il n’est pas rare qu’une personne ait plus d’un appareil ou numéro de téléphone avec un compte de messagerie vocale associé pour collecter les messages entrants.
Alors qu’une messagerie vocale automatisée est principalement utilisée pour acheminer les appels et collecter les messages téléphoniques, les messages sortants peuvent également être enregistrés. De tels messages incluent généralement des demandes pour qu’un appelant laisse un message après avoir été invité à le faire par une tonalité spéciale, mais de nombreux messages sortants contiennent des informations pertinentes que les utilisateurs peuvent trouver utiles dans les affaires ou pour des connaissances personnelles. Les exemples incluent les messages vocaux automatisés sortants concernant des événements spéciaux, la localisation d’un employé ou des messages importants du service client.