Ein zertifizierter Softwaremanager besitzt die offizielle Zertifizierung der Software and Information Industry Association (SIIA) und verwaltet die Softwarelizenzen eines Unternehmens. Er oder sie führt Untersuchungen durch, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Lizenzbedingungen jedes Softwareanbieters einhält und lernt spezifische Urheberrechtsgesetze kennen, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Der zertifizierte Softwaremanager sammelt Informationen aus Audits und erstellt einen Softwaremanagementplan, den das Unternehmen erfolgreich befolgen kann. Es ist auch üblich, dass Profis, die den Titel besitzen, mehr tun als nur Software zu verwalten. beispielsweise können Personalmanager, Systemadministratoren und Rechtsexperten den Titel des zertifizierten Softwaremanagers besitzen.
Die Bewertung lokaler Urheberrechtsgesetze und die sorgfältige Prüfung von Lizenzvereinbarungen sind die ersten Schritte zur Verwaltung von Software. In Unternehmen mit einer großen Anzahl von Computern verbringen zertifizierte Softwaremanager viel Zeit damit, sicherzustellen, dass das Betriebssystem und die Anwendungen jedes Computers über gültige Lizenzen verfügen und dass die Lizenznummern gemäß den jeweiligen Produktvereinbarungen verwendet werden. Zu den gängigen Arten von untersuchten Softwarelizenzen gehören Netzwerklizenzen, Shareware, Einzelmaschinenlizenzen und Unternehmenslizenzen. Neben der Suche nach ungültigen Lizenzen kann auch versucht werden, die Kosten zu senken, indem sichergestellt wird, dass das Unternehmen den günstigsten Lizenzplan verwendet. Dazu gehört auch, Rabatte beim Kauf von Volumenlizenzen zu nutzen und die aktuelle Anwendung manchmal durch kostengünstigere Alternativen zu ersetzen.
Die Erstellung eines strukturierten Softwaremanagementplans gehört zu den Hauptaufgaben eines zertifizierten Softwaremanagers. Er oder sie erstellt eine detaillierte Richtlinie, die die ordnungsgemäße Verwendung von Softwarelizenzen und die Methoden zur Durchsetzung des Softwareverwaltungsplans erläutert. Der Plan identifiziert die spezifischen Prozesse zum Hinzufügen neuer Lizenzen, Übertragen vorhandener Lizenzen und Beenden nicht benötigter Lizenzen und listet auch von der Organisation unterstützte Programme auf. Es sollte auch den Vorgang zum Entfernen nicht lizenzierter Software von Computern angeben.
Zertifizierte Softwaremanager verwenden den Softwaremanagementplan als Grundlage für den Auditierungsprozess. Sie müssen die Verwendung von Softwarelizenzen in der Organisation kontinuierlich überwachen, um sicherzustellen, dass der Plan erfolgreich ist, und sie können die Richtlinie bei Bedarf aktualisieren. Sowohl die Einhaltung der Gesetze als auch die Kosten der Software werden überwacht, sodass man nach neuen Lizenzierungsmethoden suchen kann, die dem Unternehmen Geld sparen können. Der zertifizierte Softwaremanager muss auch anderen den Plan mitteilen und andere über die Richtlinien des Unternehmens für die Softwareverwaltung und alle rechtlichen und geschäftlichen Konsequenzen aufklären, die sich aus der Nichtbeachtung der Richtlinie ergeben können.