Abhängig von der Art des Büros kann ein Büroleiter viele verschiedene Aufgaben haben. In der Regel ist ein Büroleiter für die Verwaltung anderer Büromitarbeiter sowie für die Führung des Büros verantwortlich, einschließlich Aufgaben wie der Erstellung von Zeitplänen, der Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter und der Wartung von Büromaterial und -geräten. Der Vorgesetzte eines Büros berichtet in der Regel an das obere Management.
Ein Büroleiter kann in jedem mittelgroßen bis großen Büro mit einer Reihe von Büroverwaltungsmitarbeitern arbeiten. Er oder sie muss über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit verfügen, gut mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten und bei Bedarf Kundenservice zu bieten. Ein Vorgesetzter muss in der Lage sein, Arbeitszeitpläne zu erstellen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und die Wünsche der Mitarbeiter, wie zum Beispiel Urlaubs- oder Krankheitszeiten, berücksichtigen. Ein Vorgesetzter muss möglicherweise auch Besprechungen oder andere Unternehmensveranstaltungen planen und Besprechungsprotokolle erstellen.
Es ist wichtig, dass ein Büroleiter alle Funktionen und Bedürfnisse des Büros kennt und versteht. Er oder sie muss in der Lage sein, diese Informationen an andere Mitarbeiter weiterzugeben und zu verstehen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe in Anspruch nehmen sollte. Da ein Büroleiter gebeten werden kann, das Management bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu unterstützen, ist es notwendig, eine klare Vorstellung von den Fähigkeiten zu haben, die erforderlich sind, um in einer bestimmten Büroumgebung erfolgreich zu sein. Es muss auch sichergestellt werden, dass Arbeitsaufgaben nicht doppelt ausgeführt werden und jeder Mitarbeiter benötigt wird.
Ein Vorgesetzter muss täglich sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter bei der Arbeit bleibt und die Unternehmensrichtlinien zu Themen wie Verhalten und Kleiderordnung einhält. Wenn Probleme zwischen Mitarbeitern oder mit Kunden oder Kunden auftreten, muss ein Vorgesetzter zur Verfügung stehen, um das Problem zu lösen. Ein Büroleiter muss auch die Geräte im Büro, wie Kopierer oder Computer, warten und die zu bestellenden Materialien im Auge behalten.
Andere Aufgaben können unter anderem die Buchhaltung, Buchhaltungsaufgaben, die Pflege eines Dateisystems, das Beantworten von Telefonen und das Empfangen und Versenden von Büropost umfassen. Jedes Büro kann von seinem Vorgesetzten und seinem Verwaltungspersonal eine andere Kombination von Aufgaben verlangen, und ein Vorgesetzter muss in der Lage sein, seine Arbeit zu erledigen und gleichzeitig ein guter Führer für andere Mitarbeiter zu sein. Es ist wichtig, dass ein Vorgesetzter in der Lage ist, auf die Bedenken, Ideen und Vorschläge der anderen Mitarbeiter zu hören, innovative Wege zur Problemlösung zu finden und wichtige Anliegen an das obere Management weiterzugeben.