Personalvermittler (HR) sind dafür verantwortlich, geeignete Kandidaten zu identifizieren und einzustellen, um offene Stellen zu besetzen. Recruiter sind in der Regel interne Mitarbeiter, im Gegensatz zu Agentur-Recruitern, die HR-Experten sind, die ein Unternehmen auf kurzfristiger Vertragsbasis einstellen kann. Arbeitgeber verfolgen entweder eine Politik der reaktiven oder proaktiven Einstellung, aber unabhängig von der Einstellungspolitik spielen HR-Recruiter eine zentrale Rolle im Einstellungsprozess.
Verfügt ein Unternehmen über eine reaktive Einstellungspolitik, schreibt es nur dann neue Mitarbeiter aus, wenn Stellen frei werden. HR-Recruiter müssen sich mit den Abteilungsleitern absprechen, bevor sie Stellenausschreibungen erstellen, in denen die Aufgaben und die erforderlichen Fähigkeiten, die Bewerber mitbringen müssen, detailliert beschrieben werden. Der Recruiter kann Stellen intern ausschreiben, indem er Stellenausschreibungen an den Schwarzen Brettern veröffentlicht oder Mitarbeiter per E-Mail über vakante Stellen informiert. Einige Firmen versuchen, von innen heraus zu befördern. In diesem Fall müssen Personalrecruiter feststellen, ob interne Bewerber für die Besetzung einer Position qualifiziert sind, bevor sie externen Bewerbern die Möglichkeit geben, sich für die Stelle zu bewerben.
Wenn externe Kandidaten eine Stelle ausschreiben können, müssen Personalrecruiter Vorkehrungen treffen, um Stellenbeschreibungen auf Rekrutierungswebsites, in lokalen Zeitungen oder bei lokalen Arbeitsagenturen veröffentlichen zu lassen. Abhängig von der Position kann der Personalvermittler Gehaltsinformationen hinzufügen, damit potenzielle Bewerber sich vor der Bewerbung für die Stelle ein Bild von der Gehaltshöhe machen können. HR-Recruiter müssen bei Bewerbungen die Qualifikationen des Bewerbers mit den in der Stellenausschreibung aufgeführten Anforderungen abgleichen, dann schlecht qualifizierte Bewerber ablehnen und Gespräche mit gut qualifizierten Bewerbern führen.
In einigen Unternehmen führen Personalvermittler Vorgespräche mit Bewerbern und verabreden dann die beeindruckendsten Kandidaten mit dem Einstellungsleiter. In anderen Fällen führen HR-Recruiter gemeinsam Interviews mit Einstellungsmanagern, obwohl der Manager normalerweise die endgültige Einstellungsentscheidung trifft. Nach Abschluss der Vorstellungsgespräche muss der Personalvermittler mit den Bewerbern Konditionen aushandeln, obwohl viele Firmen strenge Gehaltsrichtlinien haben, die den Personalvermittlern bei den Verhandlungen nur begrenzten Handlungsspielraum bieten. Bei einer Einigung trifft der Recruiter Vorkehrungen für die Einweisung und Schulung des Mitarbeiters.
Einige Unternehmen haben eine proaktive Einstellungspolitik, was bedeutet, dass HR-Recruiter für die Suche nach qualifizierten Bewerbern verantwortlich sind, bevor Positionen frei werden. Firmen, die Personen mit speziellen Fähigkeiten beschäftigen, haben oft eine proaktive Einstellungspolitik, da qualifizierte Kandidaten manchmal schwer zu finden sind. Personalvermittler müssen potenzielle Mitarbeiter kontaktieren und interviewen und eine Datei mit interessierten Kandidaten erstellen. Wenn Stellen im Unternehmen frei werden, kontaktieren die Recruiter sofort die bereits identifizierten Kandidaten und vereinbaren Interviews mit dem Hiring Manager.