Ein Buchhaltungsassistent ist eine Einstiegsposition; Diese Person kann mit einem einzelnen Buchhalter oder als Teil einer Buchhaltungsabteilung in einem größeren Unternehmen arbeiten. Dazu gehören die tägliche Buchhaltung und Aktenpflege, aber auch die Unterstützung von Kunden oder andere Büroarbeiten und Aktenpflege. In der Regel benötigen Personen, die Buchhaltungsassistent werden möchten, einige Jahre Erfahrung in der Buchhaltung oder ein Zertifikat in diesem speziellen Bereich. Das Zertifikat dauert in der Regel nur wenige Monate und erhöht die Einstellungswahrscheinlichkeit.
Einige Absolventen längerer buchhalterischer Studiengänge wie Bachelor und Master, die in der Regel Wirtschaftsprüfer werden müssen, arbeiten zwischenzeitlich als Buchhaltungsassistenten, um Erfahrungen zu sammeln. Dies kann in einem Lebenslauf gut aussehen und die Buchhaltungsfähigkeiten eines Kandidaten verbessern. Was ein Buchhaltungsassistent täglich tut, kann stark variieren, je nachdem, ob die Person für einen einzelnen Buchhalter oder für ein größeres Unternehmen oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeitet. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus Buchhaltung und Büroarbeit.
In größeren Unternehmen arbeitet häufig ein Buchhaltungsassistent in der Lohn- und Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung. Diese Person muss genaue Aufzeichnungen über die Ein- und Auszahlungen des Unternehmens führen und muss häufig Dinge wie Arbeitszeiten, Urlaubs- oder Krankheitszeiten oder andere zu leistende Zahlungen abgleichen. Der Buchhaltungsassistent kann auch Rechnungen von Lieferanten oder anderen Diensten sammeln und auf diesen Konten entweder Zahlungen vornehmen oder erhaltene Zahlungen vermerken. Für jeden, der in dieser Position arbeiten möchte, sind eine sehr hohe Detailgenauigkeit, ausgezeichnete mathematische Fähigkeiten und die Fähigkeit, die eigene Arbeit auf Fehler zu überprüfen, wichtig.
Eine Person, die für einen Buchhalter als Buchhaltungsassistent arbeitet, kann auch andere Aufgaben haben. Neben der Unterstützung bei Finanzarbeiten, wie der Erstellung von Jahresabschlüssen, kann die Assistentin auch Aufgaben im Büro erledigen, wie Telefonbeantwortung, Verwaltung eines Ablagesystems und Verfassen von Mailings oder anderen Arten von Korrespondenz. Auch die Begrüßung von Kunden beim Betreten des Büros gehört häufig zum Job. Es ist wichtig, dass der Assistent zumindest über grundlegende Praktiken der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Bescheid weiß, um Fragen von Kunden zu beantworten oder sie an jemanden weiterzuleiten, der dies kann.