Ein administrativer Manager überwacht die Support-Operationen eines Unternehmens oder einer Organisation. Auch als Office Manager bekannt, ist dies die Person, die dafür sorgt, dass eine Abteilung oder ein Unternehmen reibungslos funktioniert. Jemand in dieser Position kann eine bestimmte Abteilung oder Abteilung oder ein ganzes Unternehmen leitend unterstützen. Er oder sie kann auch andere kaufmännische Angestellte in einem Büro beaufsichtigen. Die stärksten Verwaltungsmanager verfügen über die Detailorientierung, um den Überblick über das gesamte Tagesgeschäft eines Unternehmens zu behalten, sowie über starke analytische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit vielen verschiedenen Arten von Menschen zusammenzuarbeiten.
Fähigkeiten
Eine Person, die in dieser Position arbeitet, muss sehr detailorientiert sein, was sich in ihren Berichten an die Vorgesetzten und der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Zeitpläne widerspiegelt. Diejenigen, die in einer Aufsichtsfunktion arbeiten, müssen in der Lage sein, Teams anderer Personen effektiv zu führen und das richtige Urteilsvermögen zu fällen, wenn es darum geht, zu entscheiden, ob eine Vorgehensweise innerhalb der Unternehmenspolitik liegt. Darüber hinaus muss jeder, der in dieser Position arbeitet, gut mit Menschen umgehen können, da er oder sie wahrscheinlich sowohl mit Nachwuchskräften als auch mit Kunden zu tun hat. Er oder sie muss auch in der Lage sein, Informationen zu analysieren und auf der Grundlage seiner Analyse Entscheidungen zu treffen, da Verwaltungsleiter oft bei der Entwicklung von Budgets helfen oder Berichte über die Leistung der Mitarbeiter schreiben müssen.
Aufgaben und Zuständigkeiten
An einem bestimmten Tag würde ein Verwaltungsleiter wahrscheinlich allgemeine Büroaufgaben übernehmen, einschließlich Korrespondenz, Ablage, Terminplanung und Dateneingabe, aber er oder sie würde bei Bedarf auch bei der Wartung der Einrichtungen und der Telefonabdeckung helfen. Seine analytischen und organisatorischen Fähigkeiten würden bei der Implementierung, Wartung und Verwaltung der operativen Systeme des Unternehmens zum Tragen kommen. Dazu gehören Dinge wie die Verwaltung des Budgets für Büromaterial, die Verwendung von Datenbanksystemen und die Sicherstellung, dass defekte Bürogeräte repariert oder ersetzt werden. Manchmal konzentriert sich eine Person in dieser Position auf eine andere Person in der Organisation: Sie verwaltet beispielsweise den Zeitplan und die E-Mails einer Führungskraft.
Aufsichtsrolle
Verwaltungsleiter, die in größeren Unternehmen arbeiten, können ein Team von Büroangestellten beaufsichtigen. In diesem Fall erstellt er oder sie Zeitpläne für das Büro, weist Personen Aufgaben zu und sorgt dafür, dass sie ordnungsgemäß erledigt werden. Wenn spezielle Projekte anstehen, ist der administrative Manager derjenige, der sie in Schritte zerlegt und die Leute, die am Projekt arbeiten, auf Kurs hält. Er oder sie muss auch Mitarbeiterbeurteilungen durchführen und Schulungen durchführen oder disziplinarische Maßnahmen gegen Mitarbeiter ergreifen, die keine angemessenen Leistungen erbringen.
Personalwesen und andere Fachgebiete
In einigen Unternehmen kann ein Verwaltungsleiter auch die Rolle der Personalabteilung in einer Vielzahl von mitarbeiterbezogenen Aufgaben übernehmen. Dazu gehören das Verfassen von Verträgen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern. In Organisationen mit wenigen Verwaltungsleitern ist in der Regel jeder für einen bestimmten Bereich oder ein Fachgebiet zuständig. Beispielsweise könnte eine Geschäftsleitung einen Manager einstellen, der alle Zeitpläne seiner Vorgesetzten im Auge behält, einen anderen, der die Gehaltsabrechnung überwacht und einen anderen, der die tägliche Arbeit in der IT-Abteilung überwacht.