In vielen Fällen gibt es nur wenige Unterschiede zwischen einem Callcenter und einem Anrufbeantworter. Viele Unternehmen sind sowohl Callcenter- als auch Anrufbeantworter. Im Allgemeinen behauptet jeder von ihnen, einen verbesserten Kundenservice zu bieten, indem Anrufer mit einer Live-Antwort begrüßt werden, anstatt nur einen Voicemail-Dienst. Unternehmen wählen aus verschiedenen Gründen zwischen den beiden Arten von Dienstleistungen. Ein kleines Unternehmen zum Beispiel benötigt möglicherweise nicht die zahlreichen Angebote eines großen Callcenters und entscheidet sich stattdessen für einen Anrufbeantworter für kleine Unternehmen.
Ein Callcenter und ein Anrufbeantworter können den Kunden größtenteils First-Level-Support bieten. Callcenter-Dienste sind oft 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar. Dies gilt im Allgemeinen auch für die meisten Anrufbeantworter. Nachrichten werden typischerweise gemäß den Präferenzen des Clients zugestellt. Einige Optionen umfassen das Versenden von E-Mails, Faxen, Paging oder das Senden an eine herkömmliche Voicemailbox zum Abrufen. Beide Arten von Telefondiensten stehen normalerweise fast jederzeit zur Verfügung, auch an Feiertagen.
In der Regel stellen sowohl ein Callcenter als auch ein Anrufbeantworter ihren Kunden lokale Telefonnummern, gebührenfreie Nummern und Faxfunktionen zur Verfügung. Anrufbeantworter können jedoch auf bestimmte Funktionen beschränkt sein. Dazu gehören das Entgegennehmen von Nachrichten, das Umleiten von Anfragen und das Bearbeiten von Überlaufanrufen. In bestimmten Fällen und in der Regel gegen eine zusätzliche Einrichtungsgebühr können sie auch bei der Entsendung von Rettungskräften helfen.
Wenn ein Callcenter und ein Anrufbeantworter als Optionen in Betracht gezogen werden, ist in der Regel das Maß an Kundenservice, der bereitgestellt werden kann, ein entscheidender Faktor. Geschäftsinhaber und Manager bevorzugen möglicherweise ein Callcenter, wenn sie Live-Anrufe überwachen oder Anrufe zur späteren Auswertung aufzeichnen möchten. Ein gemeinsamer Unterschied zwischen einem Callcenter und einem Anrufbeantworter besteht darin, dass viele Callcenter-Mitarbeiter speziell für die Bearbeitung der Anfragen eines bestimmten Unternehmens oder einer bestimmten Branche geschult sind.
Ein weiterer Unterschied zwischen einem Callcenter und einem Anrufbeantworter besteht darin, dass Callcenter häufig die Auftragsabwicklung übernehmen. Sie können Produkte und Dienstleistungen telefonisch oder über das Internet verkaufen und können in der Regel für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen eingerichtet werden. Ein Callcenter kann auch als Helpdesk oder eine Erweiterung davon fungieren, um anderen zu helfen. Ein Beispiel für eine zusätzliche Funktion eines Callcenters ist, dass seine Mitarbeiter oft helfen können, Kunden für Veranstaltungen zu registrieren.