Ein Unternehmen nutzt ein Unternehmenskommunikationsteam, um als Bindeglied zwischen dem Unternehmen und der Öffentlichkeit zu dienen. Es kann eine interne Abteilung innerhalb eines Unternehmens geben, die für die Bereitstellung von Kommunikationsdiensten ausgelegt ist, oder eine externe, externe Firma kann mit der Durchführung dieser Aufgaben beauftragt werden. Mitglieder eines Unternehmenskommunikationsteams haben die Verantwortung, eine konsistente Botschaft des Unternehmens an die Öffentlichkeit, Medienvertreter und in einigen Fällen Investoren zu übermitteln.
Die besten Kommunikationsprofis sind diejenigen, die nicht nur das Geschäft und die Strategie des Unternehmens kennen, sondern auch die gesamte Branche kennen. Medienvertreter können besonders drängend sein, wenn es um ein Ereignis oder einen Umstand in einem Unternehmen geht. Je mehr Informationen ein Kommunikationsprofi vermitteln kann, desto besser. Unternehmensführungskräfte stehen nicht immer für Kommentare zur Verfügung und verlassen sich auf die Fähigkeit der Kommunikationsmitarbeiter, in ihrem Namen zu sprechen.
Im Gegensatz zu einem klassischen Unternehmenskommunikationsteam ist eine Investor-Relations-Abteilung eines Unternehmens dazu da, Fragen von Investoren zu beantworten und die Financial Community über wichtige Ereignisse zu informieren. Für den Fall, dass ein Unternehmen kein Investor-Relations-Team hat, können Mitglieder des Bereichs Unternehmenskommunikation diese Rolle übernehmen. Dies kann an einer kurzfristigen Abwesenheit in der Investor-Relations-Gruppe liegen oder an der Unternehmensstruktur. Der Einsatz von vielseitig einsetzbarem Kommunikationspersonal verbessert die Erfolgschancen in einer dualen Strategie.
Mitarbeiter in einer Abteilung für Unternehmenskommunikation müssen über starke Schreibfähigkeiten verfügen, da diese Fachleute möglicherweise aufgefordert werden, Pressemitteilungen über wichtige Unternehmensereignisse zu verfassen. Der Inhalt einer Pressemitteilung kann das Spektrum abdecken und Informationen über eine Fusion, einen Wechsel im Top-Management oder die Entwicklung neuer Produkte enthalten. Auch für den Fall, dass ein Unternehmen den Medien keine Führungskraft zur Verfügung stellen kann, muss ein Mitarbeiter der Kommunikationsabteilung möglicherweise eine öffentliche Erklärung im Namen des Unternehmens abgeben.
Die Einstellung eines externen Unternehmenskommunikationsteams ist eine Option, die von einigen Unternehmen verwendet wird. diese Firma kann als PR-Unternehmen definiert werden. Gründe für die Beauftragung einer externen Firma können sein, dass die Größe eines Unternehmens und die Ressourcen zu klein sind, um ein internes Unternehmenskommunikationsteam aufzunehmen. Eine Fremdfirma in unmittelbarer Nähe zum Konzern ist nicht zwingend, aber sinnvoll, denn Vertrauen und Erreichbarkeit sind Schlüsselkomponenten für den Erfolg der Unternehmenskommunikation.