Ein Projektinitiierungsdokument (PID) oder ein Projektbrief wird im Projektmanagement verwendet, um den Vorgehensplan des Projekts hervorzuheben. Bestimmte Abschnitte einer PID variieren je nach Organisation und Projektmethodik. Im Allgemeinen decken sie alle einige wichtige Informationen ab, die das Projekt beschreiben, einschließlich Definition, Fall, Ergebnisse, Einschränkungen, Risiko, Mitglieder, Kommunikationsplan, Projekttoleranz und Unterschriften.
Die Projektdefinition ist ein wichtiger Abschnitt in der Dokumentation. Es beschreibt die Ziele, Zielsetzungen und gewünschten Ergebnisse des Projekts, wie jedes einzelne gemessen wird und der Umfang der durchzuführenden Arbeiten. Das Dokument zur Projektinitiierung sollte die einzuschließenden und auszuschließenden Merkmale klar angeben.
Ein Business Case ist für das Projekt essenziell. In diesem Abschnitt muss der Wert klargestellt werden, den das Projekt der Organisation im Gegenzug für die Kosten liefern soll. Wenn ein Projekt nicht genügend Vorteile bieten kann, um seine Kosten und seinen Aufwand zu rechtfertigen, wird es wahrscheinlich nicht finanziert.
Die Projektergebnisse sollten dokumentiert werden. Zu den Leistungen können Programmcode oder andere Produkte und Dienstleistungen gehören, die aus dem Projekt resultieren. Sie können auch andere Dokumente wie Geschäftsanforderungen, Testpläne und Schulungshandbücher enthalten.
Die PID sollte alle Einschränkungen auflisten, mit denen das Projekt konfrontiert ist. Einschränkungen sind externe Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können, jedoch außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers liegen. Annahmen, wie beispielsweise die Bereitstellung von Code durch einen Drittanbieter-Softwareentwickler, sollten ebenfalls dokumentiert werden.
Alle Projekte haben Risiken. Der Projektleiter muss die Risiken identifizieren und diese anhand eines Risikoregisters oder -protokolls dokumentieren. Risiken sollten überwacht und nach Möglichkeit verhindert oder gemindert werden. Der Projektmanager sollte Pläne entwickeln, um diejenigen zu verwalten, die nicht verhindert werden können.
Eine Personalliste und ein Zeitplan sind ebenfalls wichtige Bestandteile eines Projektinitiierungsdokuments. Rollen und Verantwortlichkeiten sollten bei jedem Projektmitglied aufgeführt werden. Der Abschnitt Projektplanung bietet einen Überblick über den Zeitplan für die Lieferung kritischer Arbeiten.
Eine Organisation kann einen Kommunikationsplan in eine PID aufnehmen. Dieser Plan kann verschiedene Besprechungen mit den Teammitgliedern umfassen. Es kann auch die erwarteten Mitteilungen an die Geschäftsleitung und Endbenutzer dokumentieren, die von dem Projekt betroffen sein könnten.
Viele Organisationen legen Projekttoleranzen fest. Die Toleranzen beziehen sich auf den tatsächlichen Arbeits- und Kostenaufwand des Projekts gegenüber dem Plan. Ein Projekt, das nicht innerhalb der zulässigen Abweichung von seinem geplanten Zeitrahmen und Budget läuft, kann einer zusätzlichen Managementübersicht unterliegen. Diese Informationen können auch in das Projektinitiierungsdokument aufgenommen werden.
Die meisten PIDs haben einen Bereich für Signaturen. Führungskräfte und Manager müssen das Dokument in der Regel unterschreiben. Ihre Unterschrift zeigt an, dass sie das Projekt durch die Finanzierung oder den Einsatz von Mitarbeitern unterstützen werden.