Arbeitgeber können Arbeitnehmer aus vielen Gründen als „schwierig“ einstufen. Normalerweise ist nicht die Gesamtleistung oder Produktivität das Problem, obwohl dies möglicherweise der Fall ist. Ein schwieriger Mitarbeiter kann sich oft über die Praktiken am Arbeitsplatz, Vorgesetzte oder Kollegen beschweren oder es könnten die anderen Mitarbeiter sein, die Probleme mit einem bestimmten Mitarbeiter haben. Was auch immer die genaue Verhaltensstörung ist, effektive Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern sind der schnelle Umgang mit der Situation, die Verwendung von „Ich“- statt „Du“-Aussagen und die Konzentration auf die Entwicklung einer Lösung, anstatt sich auf das Problem zu konzentrieren.
Ein rundum reibungsloser Arbeitsplatz ist selten, ja sogar illusorisch. Es gibt zwangsläufig Verhaltensschwierigkeiten, die andere Arbeitnehmer betreffen, unabhängig davon, welche Position sie in einem Unternehmen einnehmen. Ein häufiger Fehler vieler Manager besteht darin, kleine Probleme oder Beschwerden darüber, dass ein Mitarbeiter schwierig ist, abzuweisen. Solche Manager glauben vielleicht, dass die Schwierigkeiten auf Persönlichkeitskonflikte zwischen Mitarbeitern zurückzuführen sind oder dass kleine Verhaltensprobleme wahrscheinlich von selbst verschwinden werden. Schwierige Mitarbeiter effizient zu managen bedeutet jedoch, selbst kleine Probleme zu korrigieren, bevor sie zu größeren werden, die am Ende mehr Mitarbeiter einbeziehen und Zeit vom eigentlichen Arbeitsprozess nehmen.
Der Vorgesetzte des als schwierig empfundenen Mitarbeiters sollte sich so schnell wie möglich mit dieser Person treffen. In der Besprechung sollte der Manager „Ich“-Aussagen verwenden, die das Verhalten ansprechen, anstatt „Sie“-Aussagen, die die Schuld auf den Mitarbeiter lenken. Anstatt beispielsweise zu sagen „Sie haben sich nicht an die Unternehmensrichtlinien gehalten“, sollte der Manager mit etwas beginnen wie „Ich muss dafür sorgen, dass sich alle an die Unternehmensrichtlinien halten“. Einer der erfolgreichsten Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern besteht darin, sie in die Lösung des Problems einzubeziehen.
Zum Beispiel kann der Manager ihn oder sie fragen, wie er am besten sicherstellen kann, dass alle Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien zu dem jeweiligen Thema befolgen. Die Diskussion kann dann in eine konstruktive Problemlösungssitzung übergehen. Mit dem schwierigen Mitarbeiter sollte dann ein Plan zur Korrektur des Verhaltens erarbeitet werden.
Der wichtigste Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern besteht darin, ihnen zuzuhören. Wenn der Arbeiter defensiv oder nicht mehr reagiert, kann der Manager eine Strategie des aktiven Zuhörens anwenden. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber etwas sagen könnte wie „Ich möchte wirklich Ihre Meinung zu diesem Thema hören. Sag mir, was du denkst“, um den schwierigen Mitarbeiter ins Gespräch zu bringen. Es ist wichtig, dass der Manager nicht unterbricht. Stattdessen kann das Anfertigen von Notizen und das anschließende Besprechen der Punkte mit dem Mitarbeiter im Rahmen des Korrekturplans die Diskussion auf einer positiven, konstruktiven Ebene beenden.