Ein Rechnungsempfänger ist eine auf den Versandpapieren genannte Einheit, die für die mit der Sendung verbundenen Kosten verantwortlich ist. Falls die Rechnung nicht bezahlt wird, würde sich das Transportunternehmen zuerst an den Rechnungsempfänger wenden, um die Situation zu besprechen und zu versuchen, die Zahlung zurückzufordern. Diese Informationen können auf Packzetteln, Versandetiketten, Frachtbriefen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit einer Sendung enthalten sein. Sie wird zusammen mit anderen Sendungsinformationen auch in das Computersystem des Versenders eingegeben, um später darauf zurückgreifen zu können.
Diese Partei ist nicht unbedingt der Absender oder der Empfänger der Sendung. Wenn beispielsweise ein Computerbenutzer einen Laptop zur Reparatur im Rahmen der Garantie einsendet, ist der Rechnungsempfänger auf der Rechnung normalerweise das Garantieprogramm des Herstellers und nicht der Kunde oder das Reparaturzentrum. Es kann eine Vielzahl von Umständen geben, unter denen ein Dritter für die Kosten einer Sendung verantwortlich sein kann.
Der Rechnungsempfänger trägt die mit dem Transport der Sendung verbundenen Kosten sowie eventuell anfallende Steuern, Gebühren und Abgaben. Wenn es Bedenken zu Problemen wie Zöllen gibt, ist diese Partei dafür verantwortlich, diese im Voraus zu lösen, indem sie die richtigen Erklärungen einreicht oder sich mit den Zollbeamten in Verbindung setzt, um sich über die Details zu informieren. Diese Partei kann auch für Kosten im Zusammenhang mit der erneuten Zustellung, Rücksendung und anderen Situationen haften, die auftreten können, wenn ein Paket nicht wie adressiert zugestellt werden kann.
Werden Materialien mit Zahlung auf Nachnahme versandt, kann der Rechnungsempfänger die von der Spedition erhobene Gebühr für die Rückforderung und Verarbeitung der Zahlung tragen. Die Reederei kann über alle fälligen Beträge eine Rechnung mit Angaben über Art und Herkunft der einzelnen Belastungen vorlegen. Der Rechnungsempfänger kann über ein Guthaben verfügen, das 30 bis 90 Tage Zeit hat, um die Zahlung zu leisten, bevor das Konto in Verzug gerät.
Um Situationen zu vermeiden, in denen Personen eine zufällige Person als Rechnungsempfänger angeben, können Versender die Verwendung einer Kontonummer oder Autorisierung verlangen. Dies begrenzt das Risiko, dass der Versender dieser Partei eine Rechnung vorlegt, nur um festzustellen, dass die Sendung nicht autorisiert wurde und die Rechnung nicht bezahlt wird. Normalerweise muss der Absender eine Autorisierungsnummer auf dem Paket angeben, die mit dem Rechnungsempfänger abgeglichen werden kann, um zu bestätigen, dass er die Verantwortung für die Sendung übernimmt.