Relevante Kosten sind alle Arten von Kosten, die sich je nach getroffener Entscheidung ändern können. Die Idee hinter dieser Art der Kostendefinition, die als eine Schlüsselfunktion innerhalb des Management Accounting angesehen wird, besteht darin, zu bestimmen, wie sich das Budget auswirkt, wenn eine bestimmte Vorgehensweise verfolgt wird. Um die Situation richtig einschätzen zu können, ist es notwendig, alle laufenden Kosten zu betrachten und zu ermitteln, welche sich durch die Entscheidung ändern und welche konstant bleiben. Diejenigen, die sich ändern werden, gelten als relevant für die Betrachtung dieser Vorgehensweise.
Die Ermittlung der entsprechenden Kosten ist kein besonders schwieriger Prozess. Es ist lediglich erforderlich, die Ereigniskette zu projizieren, die stattfinden wird, wenn eine bestimmte Aktion durchgeführt wird. Zum Beispiel könnte ein Restaurant, das mehr Kunden für die Mittagszeit gewinnen möchte, ein Mittagsangebot in Erwägung ziehen, das nur für einige Stunden pro Tag verfügbar ist. Vor der tatsächlichen Umsetzung dieses neuen Angebots wird der Eigentümer genau prüfen, welche Auswirkungen das Projekt auf Arbeitskräfte, Vorräte und Versorgungsunternehmen haben wird.
Wenn festgestellt wird, dass die Anzahl der diensthabenden Kellner ausreicht, um die größere Menge an Mittagessen zu bewältigen, ist dieser Kostenfaktor nicht relevant, da er nichts an dem ändert, was bereits stattfindet. Sollte festgestellt werden, dass in der Mittagspause ein zusätzlicher Arbeiter in der Küche benötigt wird, um Speisen zuzubereiten, stellt dies eine Änderung der Arbeitskosten dar und wird als relevante Kosten angesehen. Da wahrscheinlich mehr Essen erforderlich wäre, um die zusätzlichen Mittagsgäste zu bewältigen, wären diese Kosten ebenfalls relevant.
Das gleiche allgemeine Prinzip kann auf fast jede Entscheidung angewendet werden. Anleger können prüfen, was die Wahl eines bestimmten Anlageprogramms in Bezug auf zusätzliche Kosten oder ihren Zeitaufwand bedeuten würde, und feststellen, ob der Aufwand das erwartete Ergebnis wert ist. Ladenbesitzer können entscheiden, ob das Hinzufügen eines bestimmten Produkts zu den von ihnen geführten Artikeln wahrscheinlich zu einem Anstieg des Verkaufsvolumens führt, der die Kosten für die Bestellung dieses zusätzlichen Produkts ausgleicht. Zu verstehen, was sich durch die Entscheidung im Hinblick auf den normalen Betriebszustand ändern wird, macht es immer einfacher zu bestimmen, ob die Entscheidung letztendlich von Vorteil ist oder wahrscheinlich negative Auswirkungen haben wird.
Das Verständnis der Art und Art relevanter Kosten kann es viel einfacher machen, den Buchführungsprozess zur effektiven Verwaltung von Ausgaben zu verwenden, wodurch die Möglichkeit zur Erzielung von Gewinnen erhöht wird. Sollten die maßgeblichen Kosten so hoch sein, dass das Potenzial zur Erzielung von Gewinnen stark eingeschränkt ist, kann festgestellt werden, dass die in Betracht gezogene Vorgehensweise nicht praktikabel ist und wird aufgegeben. Aus dieser Perspektive erhöhen die identifizierten relevanten Kosten oder Kosten in einer bestimmten Situation nicht nur das Potenzial zur Gewinnsteigerung, sondern verhindern auch die Verschlechterung des aktuellen Gewinnniveaus.