Eine Angebotsanfrage ist eine schriftliche Aufforderung durch ein gewinnorientiertes oder gemeinnütziges Unternehmen oder eine Regierung an Dienstleister und Auftragnehmer, in der diese darauf hingewiesen werden, dass ein Käufer Gebote für ein Geschäft abgibt. Es ist ein formelles Dokument, das spezifische Anforderungen für ein Projekt oder eine Dienstleistung umreißt und potenziellen Teilnehmern des Vorhabens zur Verfügung gestellt wird. Ein Request for Proposal (RFP), wie er auch genannt wird, lockt Interessenten, die bestimmte Bewertungskriterien erfüllen, um sich für die jeweilige Stelle zu bewerben.
Unternehmen oder eine Regierung können aus verschiedenen Gründen eine Angebotsanfrage stellen. Ein RFP kann von einem Pensionsfondsverwalter herausgegeben werden, der entscheidet, welchen Anlageberater er mit der Verwaltung eines Portfolios beauftragen soll. Ein Unternehmen kann eine RFP herausgeben, wenn es ein Beratungsunternehmen sucht, das es bei einem wichtigen Unternehmensereignis wie einer Konsolidierung berät. Eine Regierung kann eine Ausschreibung für bestimmte Projekte ausgeben, beispielsweise wenn sie Angebote von unabhängigen Luft- und Raumfahrt- und Verteidigungsunternehmen für Mandate annimmt.
Die Ausschreibung sollte sehr spezifisch bleiben, damit sich nur qualifizierte Parteien bewerben, und das Formular ist in der Regel mehrere Seiten lang. Klarheit in der Angebotsanfrage ist unerlässlich, damit die Ziele für einen Auftrag klar vermittelt und die Erwartungen erfüllt werden. Wenn bestimmte Aspekte des Dokuments unklar bleiben, hat ein Lieferant das Recht, zusätzliche Informationen anzufordern. Eine Angebotsanfrage ist eine Gelegenheit für Einkäufer und Lieferanten, sich kennenzulernen und von Anfang an sicherzustellen, dass beide Parteien dieselben Kriterien und Fristen einhalten.
Es gibt oft mehrere Phasen und Ebenen des Papierkrams, die mit dem hart umkämpften Angebotsanfrageprozess verbunden sind. Der erste dieser Schritte ist die Vorabwerbung, bei der die Zahl der Bewerber gestrafft wird. Nach dem Pre-Screening beginnt der Bewertungsprozess und mehrere Ausschüsse werden eingesetzt, um die Auswahlliste der Lieferanten zu berücksichtigen. Der Preis ist im Bewertungsprozess wichtig, obwohl er nicht das einzige verwendete Kriterium ist. Ein Käufer muss einen Lieferanten finden, der nicht nur dem Budget entspricht, sondern auch die Strategien und Ziele des Käufers ergänzt.
In der letzten Phase werden dem Gewinner eine Absichtserklärung und ein Zuschlagsschreiben zugestellt und die Ablehnungsschreiben an die anderen Bewerber verteilt. Ein Auftrag wird an einen Lieferanten vergeben, der das Budget und die Kriterien des Käufers am besten erfüllt. Der Aussteller einer Angebotsanfrage sollte Meilensteintermine und Fristen für jede Phase des Projekts implementieren.