Große und kleine Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, ein organisiertes Aufbewahrungssystem für Geschäftsunterlagen zu unterhalten. Im Allgemeinen werden Geschäftsunterlagen bis zu den vorgeschriebenen lokalen oder regionalen Fristen aufbewahrt. Die Kenntnis der Anforderungen, was und wie lange aufzubewahren ist, wird als entscheidend für ein angemessenes Aufzeichnungssystem angesehen.
Die Größe des Unternehmens bestimmt normalerweise die Tiefe eines Systems zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Einige der aufbewahrten Geschäftsdokumente umfassen Steuererklärungen und Personalakten. Finanzielle Aufzeichnungen, die im Allgemeinen von einem Unternehmen geführt werden, sind Betriebsausgaben, Kapitalkäufe, Verkaufsquittungen und Immobilienvermögen.
Ein Unternehmen sollte die Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen überprüfen, die in der Gerichtsbarkeit gelten, die die Branche des Unternehmens reguliert. In den Vereinigten Staaten von Amerika für die Aufbewahrung von steuerbezogenen Geschäftsunterlagen müssen Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Einige Einnahmenanforderungen können die Führung von Finanzunterlagen auch nach Ablauf der empfohlenen Zeit erforderlich machen.
Personalakten werden in der Regel mindestens vier Jahre aufbewahrt. Diese und andere Aufzeichnungen werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, insbesondere solche, die private Informationen über ehemalige und aktuelle Mitarbeiter enthalten. Vollständige Aufzeichnungen darüber, wann Lohnsteuern eingereicht und gezahlt wurden, werden normalerweise geführt.
In den meisten Fällen werden Finanzunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt. Erklärungen von Finanzinstituten, Inventarlisten und jährliche Erfolgsrechnungen sind einige der Arten von Dokumenten, die aufgenommen werden könnten. Die Führung guter Finanzunterlagen könnte die Gefährdung eines Unternehmens durch rechtliche Angelegenheiten minimieren.
Unternehmen können auch feststellen, dass ein Bereinigungssystem zum Entfernen alter oder irrelevanter Geschäftsdokumente von Vorteil ist. Eine Richtlinie für ein Aufbewahrungssystem für Geschäftsunterlagen kann dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter dieselben Praktiken befolgen. Dies ist im Allgemeinen ein fortlaufender Teil des Prozesses zur Führung angemessener Geschäftsunterlagen.
Wenn Geschäftsdokumente vor Ort aufbewahrt werden, ist es in der Regel sinnvoll, über ausreichend Speicherplatz zu verfügen. Es ist auch eine allgemeine Praxis, eine elektronische Akte mit Geschäftsunterlagen zu führen. Auf diese Weise sind relevante Dokumente weiterhin zugänglich und das Unternehmen kann eine Stilllegung vermeiden, falls ein Feuer oder eine andere Katastrophe Papiergeschäftsdokumente zerstört.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, ein Unternehmen für die Verwaltung von Aufzeichnungen zu verwenden. Dies hat das Potenzial, dem Unternehmen Zeit zu verschaffen, sich auf geschäftsbezogene Themen zu konzentrieren, anstatt die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu verwalten. Eventuelle Bedenken hinsichtlich der Auslagerung des Systems zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen könnten reduziert werden. Ein seriöses Unternehmen wird im Allgemeinen seine Sicherheitsfunktionen und -praktiken für die Pflege von Geschäftsdokumenten beschreiben.