Cycle Billing ist eine Fakturierungsstrategie, bei der täglich offene Salden auf Kundenkonten erstellt und aktualisiert werden. Dieser Ansatz ermöglicht es, eine einzelne Rechnung zu erstellen, die einen gesamten Zeitraum oder Zyklus abdeckt, anstatt Kunden für Instanzen für Waren und Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Mit dem Zyklusabrechnungsmodell sind Vorteile verbunden, die sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden gelten.
Viele verschiedene Arten von Unternehmen nutzen die Zyklusabrechnung. Versorgungsunternehmen aktualisieren routinemäßig Kundenkonten über die Nutzungsmenge, die für einen bestimmten Zeitraum oder Zyklus angefallen ist. Normalerweise beträgt der Abrechnungszeitraum dreißig Tage oder einen Kalendermonat. Während dieser Zeit wird das Kundenkonto von Zeit zu Zeit aktualisiert, um die Nutzung des angebotenen Dienstes durch den Kunden widerzuspiegeln. Am Ende des aktuellen Zyklus wird die Rechnung für die gesamten dreißig Tage erstellt und dem Kunden zur Zahlung zugeleitet.
Auch verschiedene Telekommunikationsdienste nutzen die Zyklusabrechnung. Beispielsweise berechnet ein Telefonkonferenzbüro häufig die Kosten für jede Telefonkonferenz, die von einem bestimmten Kunden gehalten wird, und fügt die Gebühren und Details zu einer Rechnung hinzu, die speziell für diesen Zyklus erstellt wird. Angenommen, der Kunde hält eine wöchentliche Telefonkonferenz, enthält die Rechnung für den Zyklus Informationen und Gebühren zu jedem dieser Anrufe, die normalerweise in chronologischer Reihenfolge auf der Rechnung angeordnet sind.
Der Einsatz der Zyklusabrechnung bringt Vorteile für alle Beteiligten. Für den Lieferanten bedeutet die Verwendung dieses Modells anstelle der Ausstellung einzelner Rechnungen für jede Bestellung oder jedes Ereignis, dass weniger Zeit für die Vorbereitung, Prüfung, den Druck und den Versand von Rechnungen an die Kunden aufgewendet wird. Da alle Aktivitäten für einen einzigen Abrechnungszyklus auf einer Rechnung erscheinen, spart der Lieferant auch im Backend Zeit und Ressourcen, wenn Zahlungen eingehen und in der Buchhaltung des Unternehmens gebucht werden müssen.
Für Kunden ermöglicht die Zyklusabrechnung, nur eine Rechnung während des Zyklus zu verwalten, anstatt sich mit einem ständigen Strom von Rechnungen zu befassen, die bezahlt werden müssen. Der Kunde spart auch Zeit und möglicherweise Geld, wenn die Zahlung jeder Rechnung mit einer Art von Aufwand verbunden ist, wie zum Beispiel Porto oder eine Gebühr für die Annahme einer Online-Zahlung. Viele Kunden legen mehr Wert auf die Bequemlichkeit dieses Ansatzes, insbesondere wenn es wenig oder gar keine Kosten für die Einreichung mehrerer Zahlungen gibt.
Die zyklische Abrechnung wird normalerweise verwendet, wenn die Beziehung zwischen Kunde und Lieferant vertraglich geregelt ist oder von Dauer ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich der Kunde einer Bonitätsprüfung unterzieht, bevor der Anbieter eine solche Vereinbarung mit dem potenziellen Kunden trifft. Das Modell funktioniert gut für Kreditkartenkonten, Versorgungsunternehmen und sogar für Registerkarten in lokalen Clubs oder Geschäften. Unternehmen, die Waren über den Versandhandel oder Online-Shops verkaufen, verwenden diese Methode möglicherweise nicht und ziehen es vor, jede Bestellung bei der Bestellung in Rechnung zu stellen und eine Vorauszahlung zu verlangen.