Die Geschäftsprozessarchitektur ist eine Blaupause, die es einem Unternehmen ermöglicht, ein festes Design zu erstellen, um die spezifischen Aufgaben zu skizzieren, die zum Ausführen einer Aufgabe oder Aktivität erforderlich sind. Zu den grundlegenden Schritten, die in der Architektur behandelt werden, gehört die Bestimmung des Zwecks der Aufgabe, wer die Aufgabe erledigt, die Informationen, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind und wo das Unternehmen die Aufgabe erledigen möchte. Der allgemeine Zweck der Erstellung einer Geschäftsprozessarchitektur besteht darin, einen Plan zu haben, der für zukünftige Aufgaben oder Aktivitäten wiederholbar ist.
Bei der Definition des Zwecks einer Geschäftsaufgabe oder Aktivität können Eigentümer und Manager die Corporate Governance des Unternehmens überprüfen. Die Governance umfasst in der Regel Informationen darüber, warum das Unternehmen in seinem Geschäftsbetrieb eine festgelegte Gruppe von Aufgaben hat. Außerhalb der Corporate Governance können Unternehmen auch in der Geschäftsprozessarchitektur einen Zweck für eine Aufgabe definieren. Die Definition eines neuen Zwecks erfolgt, wenn ein Unternehmen einen neuen Markt betritt, eine neue Produktlinie erstellt oder seinen Betrieb ändert, um die Qualität zu verbessern oder die mit den Geschäftsprozessen verbundenen Kosten zu senken.
Ein weiterer Teil eines architektonischen Rahmens in der Wirtschaft ist die Auflistung, wer oder wie viele Personen erforderlich sind, um eine Aufgabe oder Aktivität abzuschließen. Dieser Teil ist notwendig, da viele Unternehmen bei der Ausweitung der Geschäftstätigkeit ihren Personalbestand aufstocken müssen. Darüber hinaus können neue Aufgaben oder Tätigkeiten eine Verlagerung von ungelernten Arbeitskräften zu qualifizierten Arbeitskräften erfordern. Dies kann die Betriebskosten des Unternehmens erhöhen. Bei steigenden Kosten muss die Geschäftsprozessarchitektur in der Lage sein, den Umsatz des Unternehmens zu steigern, um einen Ausgleich zu schaffen, der den Anstieg der Betriebskosten rechtfertigt.
Informationen sind oft ein wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftsarchitektur. Fortschritte in der Technologie ermöglichen es einem Unternehmen, Daten und andere Informationen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erfassen. Die Geschäftsprozessarchitektur muss auch definieren, wie Informationen durch die Aufgaben innerhalb des Prozesses fließen. Wie der Wasserfluss muss Information einen Zufluss und einen Abfluss haben. Ohne diese kann es zu einer Informationsstagnation im Unternehmen kommen, die dazu führen kann, dass das Unternehmen den Geschäftsprozess nicht ordnungsgemäß verwalten oder kontrollieren kann.
Die Architektur umreißt auch den Ort oder die Orte, an denen ein Unternehmen Aufgaben und Aktivitäten ausführen wird. Dieser Ort kann sich am aktuellen Standort des Unternehmens oder an einem separaten Standort befinden, der für die Unterbringung neuer Betriebe erforderlich ist. Das Managementteam des Unternehmens kann diese Entscheidung auf der Grundlage der mit der Einrichtung verbundenen Betriebskosten treffen. Diese Überlegungen müssen möglicherweise ein gewisses Maß an Flexibilität beinhalten, um sicherzustellen, dass zukünftiges Wachstum die Erfüllung von Aufgaben und Aktivitäten nicht behindert.