Zum Geschäftsalltag gehört es heutzutage, Veranstaltungen zu planen, die dazu beitragen, ein Unternehmen intern zu stärken sowie Menschen über den Zweck und die Stellung des Unternehmens in einer Branche zu informieren und aufzuklären. Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist ein fortlaufendes Firmenveranstaltungsprogramm.
Im Wesentlichen hat ein Firmenveranstaltungsprogramm mit der Planung von Aktivitäten, Konferenzen, Gemeinschaftsprojekten und anderen Veranstaltungen zu tun, die alle darauf abzielen, die Gesamtziele der Organisation zu erreichen. Einige der Veranstaltungen, die unter das breite Dach eines Corporate-Event-Programms fallen, konzentrieren sich auf interne Bedürfnisse und Funktionen. Beispielsweise können Unternehmen mit mehreren Standorten eine jährliche oder halbjährliche Konferenz für Führungskräfte und Führungskräfte in Schlüsselpositionen veranstalten, die ein Forum für Schulungen und den Austausch von Informationen über bevorstehende Veranstaltungen und Ziele des Unternehmens bietet.
Ein weiteres Beispiel wäre die Teilnahme an Geschäftsausstellungen und Konferenzen, bei denen das Unternehmen und seine Produktlinie die Möglichkeit haben, die Aufmerksamkeit neuer Kunden auf sich zu ziehen. Eine dritte Variante von Unternehmensprogrammen hat damit zu tun, das Unternehmen mit einem gewissen Bedarf in die Gemeinschaft einzubeziehen, in der sich das Unternehmen oder eine Einrichtung des Unternehmens befindet.
Unabhängig davon, um welche Art von Firmeneventprogramm es sich handelt, gibt es einige wesentliche Aspekte, die angegangen werden müssen, um Firmenevents erfolgreich zu machen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Definition des Zwecks und der Mission der Veranstaltung. Ein klares Verständnis der Gründe für die Veranstaltung zu erlangen, wird es aus Sicht der Unternehmensplanung erheblich erleichtern.
Wenn beispielsweise die bevorstehende Veranstaltung, die geplant werden muss, ein Wochenendausflug für die fünf größten Kunden des Unternehmens ist, liegt der Schwerpunkt auf der Reisevorbereitung für die Kunden, einschließlich Flug, Bodentransport und Hotelunterkunft. Von dort aus ist es in Ordnung, Mahlzeiten und Vergnügungen wie Cocktailpartys, Golf oder Konzerte einzuplanen. Für den Fall, dass das Unternehmen diese Kunden offiziell anerkennen möchte, muss ein Testimonial-Dinner geplant werden.
Orientiert sich die Programmplanung des Firmenevents dagegen eher an einer internen Schulungskonferenz, wird der Fokus etwas anders liegen. Eine interne Konferenz umfasst die Planung der Agenda, die Organisation der Referenten und Moderatoren für die Sitzungen, die Entscheidung, ob Exponate einbezogen werden müssen, die Planung von Mahlzeiten und Hotelzimmern und die Einrichtung eines Registrierungsprozesses. Während es nur wenige Monate dauern kann, eine Wochenendveranstaltung für einige geschätzte Kunden zusammenzustellen, kann die Planung einer großen Konferenz ein Prozess sein, der mindestens sechs bis acht Monate dauern kann.
Viele größere Unternehmen verfügen über Personal, das sich ausschließlich mit der Verwaltung der gesamten Programmplanung für Firmenveranstaltungen befasst. Diese kreativen und organisierten Personen sind gefordert, von Abendessen für Interessenten und Kunden bis hin zur Planung von Veranstaltungen mit nationaler Reichweite für das Unternehmen alles abzuwickeln. Für Unternehmen, die ihr Firmeneventprogramm auf wenige Events unterschiedlicher Größe pro Jahr beschränken, besteht immer die Möglichkeit, einen Firmeneventplaner beizubehalten. Solange das Corporate-Event-Programm die vom Unternehmen gewünschten Ziele erreichen kann und im Budgetrahmen bleibt, werden alle mit den Ergebnissen zufrieden sein.