Die Anlagenverfolgung ist ein Prozess, der von Unternehmen und Organisationen verwendet wird, um alle langfristigen oder festen Anlagen im Auge zu behalten. Unternehmen verwenden die Verfolgung von Anlagevermögen als Teil ihres Buchhaltungsprozesses und zur Diebstahlprävention, zu Abschreibungszwecken und zur Bestandskontrolle. Der Versuch, die Anlagegüter bestmöglich zu verfolgen, bedeutet, diese Anlagen zu identifizieren, zu bestimmen, welches System zur Nachverfolgung verwendet werden soll, und die Anlageninformationen im Nachverfolgungssystem jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem System vertraut sind, kann auch sichergestellt werden, dass die Informationen über das Anlagevermögen aktuell bleiben.
Die erste Herausforderung kann es sein, alles zu identifizieren, was eine Nachverfolgung des Anlagevermögens erfordert. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht vielleicht darin, alle Assets zu verfolgen, sobald sie in das Unternehmen gelangen, beginnend mit dem ersten Geschäftstag, wenn nicht früher. Es wird empfohlen, die Informationen eines neuen Anlagevermögens zu einem Nachverfolgungssystem hinzuzufügen, bevor das Gut die Hände des Käufers verlässt. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Asset nicht verschwindet, bevor seine Anwesenheit überhaupt bestätigt wurde.
Die Nachverfolgung von Anlagen beinhaltet auch die Auswahl eines Systems, das für die Nachverfolgung verwendet werden soll, sei es ein einfaches Computersoftwareprogramm, ein Barcode-System oder ein RFID-Tag-System (Radio Frequency Identification). Solche Systeme können die Nachverfolgung vereinfachen, indem sie einen Abschreibungsplan erstellen und Berichte und Informationen erstellen, die für Buchhaltungsprozesse erforderlich sind. Das beste Tracking-System für ein bestimmtes Unternehmen ist eines, das so konzipiert ist, dass es die Menge der verfolgten Anlagegüter handhabt, egal ob es sich um eine große oder kleine Menge handelt.
Ein Schlüssel zur erfolgreichen Verfolgung von Anlagevermögen besteht darin, die Informationen zu den Vermögenswerten auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn beispielsweise ein Lkw als Unternehmenswert aufgeführt ist, aber bei einem Autounfall einen Totalschaden erlitten hat, ist er kein Vermögenswert mehr. Es sollte aus dem Tracking-System entfernt werden. Andernfalls kann das Fahrzeug weiterhin als steuerpflichtiges Vermögen gezählt werden. Ist das Unternehmen groß genug und die Kommunikation bricht zusammen, kann das Fehlen aktueller Tracking-Informationen zu weiteren Problemen führen, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter meint, das Firmenfahrzeug für eine dienstliche Fahrt nutzen zu können, ohne zu wissen, dass es nicht mehr verfügbar ist.
Eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Nachverfolgung von Anlagevermögen am besten ist, besteht darin, die Mitarbeiter des Unternehmens einzubeziehen. Wenn ein Mitarbeiter einen Unternehmenswert verwenden möchte, stellen Sie sicher, dass er ihn nicht mitnehmen kann, ohne ihn offiziell in seinem Namen zu überprüfen. Legen Sie Konsequenzen fest, wenn das Asset nicht offiziell eingecheckt wurde, und betonen Sie, wie wichtig es ist, auf Probleme mit dem Asset hinzuweisen, sobald sie bemerkt werden. Andernfalls könnte das Nachverfolgungssystem ungenau wiedergeben, wer das Auto zuletzt hatte und wo es sich befand, und dies vereitelt einen wesentlichen Zweck der Nachverfolgung von Anlagevermögen.