Die Ausgabenanalyse ist eine Methode, die von Unternehmen verwendet wird, um zu verfolgen, wie Geld vom Unternehmen ausgegeben wird, mit dem ultimativen Ziel, die Ausgaben zu senken. Informationen über Lieferanten, Einkauf und Bestellungen werden organisiert und dann auf Muster analysiert. Aufgrund der enormen Informationsmengen verwenden die meisten Unternehmen spezialisierte Software, um Ausgabenanalysen durchzuführen.
Das Sammeln und Analysieren von Daten ist schwieriger, als es zunächst den Anschein hat. Damit eine Ausgabenanalyse effektiv ist, müssen alle Aspekte des Ausgabenverhaltens eines Unternehmens berücksichtigt werden. Diese Informationen werden normalerweise in einzelnen Computersystemen innerhalb jeder Abteilung des Unternehmens gespeichert. Die Divisionen können sowohl durch Entfernung als auch durch Sprache getrennt werden. All diese Daten zu sammeln und in ein brauchbares Format zu bringen, kostet viel Zeit und Geld.
Ein Großteil der Komplexität kann durch den Einsatz von Software zur Erleichterung der Ausgabenanalyse beseitigt werden. Die erste Software zur Ausgabenanalyse wurde Anfang der 2000er Jahre entwickelt. Obwohl immer noch sehr teuer, macht die Software die Notwendigkeit menschlicher Arbeit überflüssig und schafft eine einfache Schnittstelle für den Zugriff auf die resultierenden Informationen.
Die Software funktioniert, indem sie Daten aus bestehenden Aufzeichnungssystemen abruft. Dies können einfache Tabellenkalkulationen, Warehouse-Daten oder andere Quellen sein. Diese Daten werden anschließend bereinigt, d. h. die Formatierung wird vereinheitlicht, doppelte Datensätze werden zusammengeführt und fehlende Details werden gefunden. Anschließend klassifiziert die Software die Daten nach Industriestandards und den vom Unternehmen vorgegebenen Standards. Beschaffungsspezialisten können dann auf die Daten für Berichte und Analysen zugreifen.
Ein wichtiger Aspekt der Ausgabenanalyse ist die Bewertung von Lieferanten. Die Ausgabenanalyse kann zeigen, welche Lieferanten das meiste Geld vom Unternehmen erhalten. Das Unternehmen kann diese Informationen nutzen, um bessere Angebote auszuhandeln oder Verträge neu auszuhandeln. Die meisten Unternehmen haben bevorzugte Lieferanten, Lieferanten, die den besten Service oder reduzierte Preise für den Einkauf in großen Mengen bieten. Die Analyse kann ergeben, dass Lieferungen oder Dienstleistungen, die derzeit von einem nicht bevorzugten Anbieter gekauft werden, von einem bevorzugten Anbieter zu einem günstigeren Preis gekauft werden können.
Das Unternehmen kann auch ähnliche Lieferungen oder Dienstleistungen von mehreren Lieferanten beziehen. Dies wird als fragmentierte Ware bezeichnet. Geld kann gespart werden, indem man einen großen Einkauf bei einem einzigen Lieferanten tätigt, anstatt eine Reihe kleiner Käufe bei mehreren Lieferanten zu tätigen.
Die Ausgabenanalyse hilft auch, Sonderausgaben zu identifizieren. Dies ist der Fall, wenn Käufe getätigt werden, die nicht vertraglich abgedeckt sind. Ohne Vertrag wird dem Unternehmen der volle Preis in Rechnung gestellt und nicht der ausgehandelte Preis, der durch einen Dauervertrag mit einem bevorzugten Lieferanten festgelegt wurde. Diese Art von Ausgaben kann ein Unternehmen im Laufe der Zeit viel Geld kosten.